Allgemein - Mitarbeiterdaten: Allgemeine Daten

In den Mitarbeiterdaten können Sie alle Stammdaten des Mitarbeiters bearbeiten und neue Mitarbeiter anlegen. Die Transpondernummer, die Abteilungszugehörigkeit, die Vertragsdaten und der Stundenlohn lassen sich hier ebenfalls hinterlegen.  

Falls Sie eine HR-Daten-Schnittstelle nutzen, werden hier die eingespielten Daten angezeigt. In diesem Fall lassen sich möglicherweise nicht alle Felder bearbeiten. Die Daten sind dann über die verwendete HR-Software anzupassen und per Schnittstelle einzuspielen. So ist gewährleistet, dass die Stammdaten in beiden Systemen synchron sind und Sie die Daten nur in ein System eingeben müssen.

1. Mitarbeiter: In der Liste finden Sie alle Mitarbeiter aus dem System. Durch einen Klick auf einen Mitarbeiter können Sie alle Daten zu diesem einsehen. Über das Suchfeld können Sie Mitarbeiter nach Namen oder nach eMail-Adresse suchen, die Liste der Mitarbeiter wird dann entsprechend gefiltert. Ehemalige Mitarbeiter werden automatisch ausgeblendet. Diese lassen sich einblenden, wenn Sie den entsprechenden Schalter über der Mitarbeiterliste betätigen.
2. Tabs: Über die Tabs können Sie zwischen „Allgemeine Daten“ und den „Abwesenheiten“ (Krankheit und Urlaub) Ihrer Mitarbeiter wechseln. Eine genauere Beschreibung des Reiters "Abwesenheiten" finden Sie im entsprechenden, separaten Abschnitt.
3. Mitarbeiterdaten: In diesem Abschnitt sehen Sie die wichtigsten Informationen über Ihre Mitarbeiter. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Alle Daten sind über einen Klick auf den Stift-Button bearbeitbar.
   • Es gibt ein einziges Feld für den Namen (Vor- und Nachname zusammen). Da sich die Mitarbeiter in der Software innerhalb der Abteilung alphabetisch sortieren lassen, können Sie einfach eine Ordnungszahl vor den Namen schreiben, um eine individuelle Sortierung im Plan zu erreichen.
   • Das Geburtsdatum wird für Erinnerungen an Geburtstage sowie für Warnmeldungen im Arbeitsplan zu möglichen Verstößen gegen das JArbSchG verwendet. Wenn Sie in das Feld klicken, wird sich automatisch ein Kalender öffnen, über den Sie das Datum einstellen können. Die manuelle Eingabe des Datums ist nicht möglich. 
   • An die angegebene E-Mail-Adresse werden die individuellen Zugangsdaten zur Job App zugestellt.
   • Der Haken vor "Ausleihen möglich" bewirkt, dass Sie den Mitarbeiter auch an eine andere Filiale ausleihen können.
   • Setzen Sie einen Haken bei “Planzeiten als Iststunden übernehmen”, wenn für den Mitarbeiter die Planzeiten statt der Stempelzeiten in die Iststunden übernommen werden sollen (nur bei Verwendung eines Zeiterfassungssystems relevant).
   • Sollten Sie die Job App zur Zeiterfassung nutzen, können Sie außerdem mitarbeiterindividuell das Geofencing deaktivieren. Bei aktiviertem Haken kann sich der Mitarbeiter unabhängig von seinem Aufenthaltsort über die Job App einstempeln. 
4. Hauptabteilung: In diesem Abschnitt können Sie die Hauptabteilung eines Mitarbeiters hinterlegen und den Mitarbeiter in einen anderen Markt versetzen. Die Daten sind über einen Klick auf den Plus-Button bearbeitbar.
5. Jahresurlaubsanspruch: In diesem Abschnitt können Sie den Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters einsehen. Dieser ist über einen Klick auf das Plus bearbeitbar. Beachten Sie bitte:
   • Änderungen sind stets erst mit Wirkung zum Folgejahr möglich.
   • Bei Mitarbeitern mit hinterlegtem Austrittsdatum wird der Urlaub automatisch anteilig berechnet.
   • Falls Sie den Urlaubsanspruch unterjährig ändern möchten, führen Sie für das lfd. Jahr bitte eine entsprechende manuelle Saldenkorrektur durch.
6. Vertrag: Dieser Abschnitt zeigt die Vertragsdaten des Mitarbeiters an, beispielsweise den Vertragstyp und die Anzahl der wöchentlichen Vertragsstunden. Nachfolgend erhalten Sie einige Tipps zu den Einstellungen:
   • Mithilfe des Vertragstyps lässt sich einstellen, welche Regelungen für den Mitarbeiter greifen - etwa hinsichtlich Zuschlägen, der Arbeitszeitrundung, dem anzuwendenden Pausenprofil oder ob der Mitarbeiter der Geringfügigkeitsgrenze unterliegt. Aufgrund der Vielzahl individueller Regelungen gibt es zahlreiche Vertragstypen. In der Regel benötigen Sie jedoch nur Vollzeit, Teilzeit, Azubi, GFB und/oder GFB mit Zeitkonto. Nutzen Sie...
     • den Vertragstyp GFB, wenn es sich um eine Stundenkraft handelt, und GFB mit Zeitkonto, wenn der Mitarbeiter unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit einen festen monatlichen Betrag erhält. 
     • Verträge mit Zusatz "U18" (z.B. "Azubi U18"), wenn es sich um minderjährige Mitarbeiter handelt, für die aufgrund des JArbSchG besondere Pausenregelungen gelten.
     • Verträge mit Zusatz "Arbeitszeit = Stempelzeit" bzw. "ArbZ = StZ", wenn in Ihrem Markt grundsätzlich eine Arbeitszeitrundung eingerichtet ist und Sie einzelne Mitarbeiter von dieser ausnehmen möchten.
   • Vertragsstunden werden immer in Stunden und Minuten angegeben, d.h. bei einem Mitarbeiter mit 37,5h-Vertrag ist 37:30 einzugeben.
   • Die Vertragsstunden bilden die Grundlage zur Berechnung der Abwesenheitsgutschriften, auch bei GFB. Die Gutschrift wird je bezahltem Abwesenheitstag anteilig an den eingestellten vertraglichen Arbeitstagen erstellt, bei 6-Tage-Woche sind das 1/6 der Wochenvertragsstunden.
   • Wenn Sie bei "Mehrstunden berechnen ab" einen größeren Wert als die Vertragsstunden eingeben, werden Mehrstunden erst ab dem angegebenen Wert berechnet, während die Abwesenheitsgutschriften auf den Vertragsstunden basieren. Diese Einstellung ist für Verträge mit Mehrarbeitspauschale vorgesehen.
   • Die Arbeitstage legen die Verteilung der Sollarbeitszeit über die Woche fest. Wenn Ihre Mitarbeiter 6 Tage Urlaub pro Woche nehmen, sind 6 Tage einzustellen. Es geht hier also nicht um die tatsächliche Verfügbarkeit des Mitarbeiters; diese lässt sich an einer anderen Stelle hinterlegen.
   • Die Einstellung "Stundenkraft" entscheidet darüber, ob ein wöchentlicher Saldo gebildet oder die Stunden nur monatlich aufaddiert werden. Die Stunden aller Stundenkräfte können zu Abrechnungszwecken am Monatsende in einem separaten Bericht aufgelistet werden.
   • Rückwirkend können Sie ohne Verwendung einer Schnittstelle stets nur den aktuellen Vertrag bearbeiten, sofern die entsprechenden Wochenabschlüsse zurückgesetzt wurden. Notwendige Korrekturen von Vertragseinstellungen, die länger zurückliegen, sollten über eine manuelle Saldenkorrektur ausgeglichen werden.
7. Stundenlohn: In diesem Abschnitt können Sie den Stundenlohn des Mitarbeiters einsehen und bearbeiten. Dieser wird zur Berechnung der Lohnkosten und der Lohnkostenquote genutzt und bei GFB auch verwendet, um eine eventuelle Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze festzustellen. Außerdem können Sie die Mitarbeiter im Arbeitsplan nach Stundenlohn sortieren und so eine personalkostenoptimierte Planung vornehmen. Der Stundenlohn wird nur Nutzern angezeigt, deren Benutzerrolle den Zugriff darauf beinhaltet. 
8. Qualifiziert für: Stellen Sie hier ein, in welchen weiteren Abteilungen der Mitarbeiter neben seiner Hauptabteilung noch eingesetzt werden kann. Im Arbeitsplan können Sie den Mitarbeiter in allen hier angegebenen Abteilungen verplanen; außerdem verwendet die Software die Angabe im Rahmen der Funktionalität zur Übernahme ausgeschriebener Schichten per Job App.
9. Verantwortlichkeiten: Sofern der Mitarbeiter über eine besondere Qualifikation wie den Ersthelferschein verfügt oder die Bestellung eines bestimmten Sortiments übernehmen kann, können Sie dies hier hinterlegen. Nach Fertigstellung des Arbeitsplans haben Sie dann über einen Bericht die Möglichkeit zu überprüfen, ob in allen definierten Zeiträumen ein Mitarbeiter geplant ist, der die entsprechende Verantwortlichkeit tragen kann. Hierdurch lassen sich Planungsfehler reduzieren (etwa, wenn Sie vergessen, jemanden zu planen, der zu einer bestimmten Zeit die Obstbestellung übernehmen kann).
10. Stundenleistung: Wenn der Mitarbeiter bei der Berechnung der Stundenleistung oder der Lohnkosten nur zu einem bestimmten Anteil berücksichtigt werden soll, können Sie dies hier einstellen. Diese Einstellungsmöglichkeit kann beispielsweise für Azubis im ersten Lehrjahr verwendet werden, wenn diese in der Stundenleistung nur zu 50% berücksichtigt werden sollen.
11. Beschäftigung beenden: Hier können Sie die Beschäftigung eines Mitarbeiters beenden bzw. eine Befristung hinterlegen. Sobald ein Enddatum hinterlegt ist, sehen Sie an dieser Stelle stattdessen den Button "Beschäftigungsende entfernen".
12. Zugangsdaten zur R&R Job App: Bei der Anlage eines Mitarbeiters werden die Zugangsdaten zur Job App automatisch verschickt, sofern eine eMail-Adresse angegeben wird. Falls diese versehentlich gelöscht wurde, kann über diese Schaltfläche eine neue eMail mit den Zugangsdaten versendet werden.