Im Arbeitsplan werden Ihnen alle zur Planung relevanten Informationen angezeigt - beispielsweise Vertragsstunden, Zeitkonten, rechtliche Vorgaben, Freizeitwünsche, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit sowie Personalbedarf, Stundenbudget & Personalkosten.
Sie können mit einem leeren Arbeitsplan starten oder eine zuvor erstellte Vorlage als Grundlage verwenden. Wenn Sie eine Planvorlage verwenden, ist der Plan bereits vorausgefüllt und Sie müssen nur eventuelle Abweichungen von der Vorlage erfassen. Ob und ggf. welche Planvorlage verwendet wird, stellen Sie im Zuge der Freigabe der Umsatzplanung ein.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wo Sie die zur Planung benötigten Informationen finden und wie Sie die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Nähere Informationen zur Eingabe von Schichten erfahren Sie in einem separaten Abschnitt.
Abteilungs- und Planinformationsauswahl
Über die Abteilungsauswahl (1.) können Sie die Abteilungen auswählen, die Sie sehen möchten. Klicken Sie hierzu auf das Dropdown und setzen Sie einen Haken vor allen Abteilungen, die im Plan angezeigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Pfeil, um die Ansicht unter Berücksichtigung Ihrer Auswahl neu zu laden. Die gezeigten Gesamtstunden je Tag sowie die dargestellte Anwesenheit in den
Diagrammen beziehen sich nur auf die Abteilungen, die Sie sich gerade anzeigen lassen.
Mithilfe des Dropdowns rechts daneben (2.) können Sie einige Daten im Plan ein- oder ausblenden - etwa die Daten zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder indirekte Tätigkeiten wie z.B. Berufsschule. Wir empfehlen hier die Auswahl aller Optionen.
Spaltenüberschriften
Mit den beiden Dropdowns (3./4.), die als Überschrift für die ersten beiden Spalten des Arbeitsplans dienen, legen Sie fest, welche Daten Sie in diesen Spalten sehen. In der ersten Spalte können Sie zwischen dem Mitarbeiternamen und Mitarbeiter inkl. Vertragstyp wählen (3.), während Sie sich in der zweiten Spalte insbesondere die Zeitkonten zum Stand der letzten abgeschlossenen Woche (Einstellung "Saldo gesamt") sowie den Stundenlohn anzeigen lassen können (4.). Über die Buttons rechts neben den Dropdowns (5.) lassen sich die Mitarbeiter auf- bzw. absteigend sortieren. Das erlaubt Ihnen beispielsweise, Mitarbeiter nach Zeitkonto, nach Stundenlohn oder nach Vertragstyp zu sortieren, um sie anschließend mit passender Priorität verplanen zu können.
Ihre Präferenzen werden benutzerindividuell gespeichert, so dass Sie die Auswahl nur einmal treffen müssen.
Tipp: Wenn Sie eine individuelle Sortierung Ihrer Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung bevorzugen, können Sie in den Mitarbeiterdaten eine Ordnungszahl vor den Mitarbeiternamen schreiben (z.B. 01 Schulze, 02 Müller) und die Mitarbeiter anschließend anhand des Mitarbeiternamens alphabetisch sortieren lassen.
Mitarbeitermenü
| Durch Klick auf die drei Punkte hinter dem Mitarbeiternamen öffnen Sie das Mitarbeitermenü (6.). Hier können Sie schnell eine neue Krankheit oder einen Urlaub anlegen, manuelle Buchungen in den Salden durchführen oder die Mitarbeiterdaten des Mitarbeiters öffnen. Dieses Menü steht Ihnen übrigens auch in der Abwesenheitsübersicht, in den Iststunden und im Wochenabschluss zur Verfügung. |
Mitarbeiter ausleihen
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Wenn Sie Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung oder aus einem anderen Markt ausleihen möchten, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter leihen" (7.). Anschließend öffnet sich ein Dropdown, über das Sie alle geeigneten Mitarbeiter auswählen können. Hierbei erscheinen nur die Mitarbeiter, die über die notwendige Qualifikation verfügen (einstellbar in den Mitarbeiterdaten unter "Qualifiziert für"), sowie ggf. Mitarbeiter anderer Filialen, bei denen hinterlegt ist, dass sie filialübergreifend ausgeliehen werden können. |
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Ausgeliehene Mitarbeiter erkennen Sie am nach rechts zeigenden schwarzen Pfeil vor dem Mitarbeiternamen (8.), während Schichten, in denen ein Mitarbeiter in einer anderen Abteilung eingesetzt wird, durch einen nach links zeigenden Pfeil gekennzeichnet werden. |
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Verfügbarkeit / Freizeitwünsche
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Die grünen bzw. roten Balken (9.) stellen die Verfügbarkeit dar. Mitarbeiter mit ganztägig grünem Balken sind ganztägig verfügbar. In diesem Beispiel ist der Mitarbeiter nur nachmittags verfügbar. Die exakten Zeiten werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über den Balken bewegen. |
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Hat der Mitarbeiter über die Job App einen Freizeitwunsch hinterlegt, erscheint der betreffende Zeitraum als roter Balken. Sie haben die Möglichkeit, sich über den Wunsch hinweg zu setzen und den Mitarbeiter dennoch zu verplanen. |
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Weitere Informationen zur Verarbeitung von Verfügbarkeits- und Freizeitwünschen erhalten Sie in den entsprechenden Abschnitten zur Job App.
Urlaub / Krankheit
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Urlaub und Krankheit werden durch die entsprechenden Symbole im Plan gekennzeichnet (10.). Sie können diese bearbeiten, indem Sie zuerst auf das Schichtfeld mit dem Urlaub bzw. der Krankheit und anschließend auf die drei Punkte oben rechts klicken. Die Abwesenheitsgutschrift für Urlaub und Krankheit kann in der Summe verplanter Stunden leider noch nicht mit angezeigt werden, sie wird aber im Wochenabschluss berücksichtigt. |
Verplante Stunden vs. Vertragsstunden je Mitarbeiter
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Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie die Spalte "Gesamtsumme" (11.). Die erste Zahl zeigt die verplante Stundenzahl (ggf. inklusive Feiertagsgutschriften, aber derzeit noch ohne Gutschrift für Urlaub & Krankheit), die zweite Zahl die Vertragsstunden pro Woche. |
Verplante Stunden vs. Budgetstunden je Abteilung
In der Zeile "Leistungsstunden/Budget" (12.) sehen Sie die verplanten Stunden sowie das Stundenbudget für alle Abteilungen, die Sie sich gerade anzeigen lassen. Ist die Anzahl verplanter Stunden größer als das Stundenbudget, werden die verplanten Stunden in rot dargestellt.
Diagramme - Anwesenheit je Stunde anzeigen
Über den Balken "Diagramme" (13.) können Sie sich einen Überblick über die aktuell geplante Besetzung verschaffen. Klicken Sie dazu auf die Grafik, um die Ansicht zu vergrößern.
Es wird stets die Besetzung der Abteilungen dargestellt, die Sie sich gerade anzeigen lassen.
Die blaue Linie stellt den Personalbedarf dar. Beachten Sie bitte, dass diese nur aussagekräftig ist, wenn die hinterlegten Zeitfenster je Aufgabe korrekt gewartet und die Stundenbudgets entsprechend Ihrer Bedürfnisse eingestellt sind. Details hierzu erfahren sie im entsprechenden Beitrag im Abschnitt "Umsatzplanung".
Warnmeldungen
Wenn Warnmeldungen zu den verplanten Schichten vorliegen, werden diese durch ein orangefarbenes
Ausrufezeichen vor dem Mitarbeiter (14.) dargestellt. Durch Klick darauf lässt sich die Warnmeldung öffnen.
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Sofern sich die Warnmeldung aus der Schicht eines bestimmten Tages ergibt, wird diese zusätzlich mit einem orangefarbenen Kästchen gezeigt. |
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Die Warnmeldungen werden auch innerhalb des Detailfensters dargestellt. Dieses lässt sich öffnen, indem Sie doppelt auf die Schicht klicken oder bei markierter Schicht die Taste "d" drücken. Weitere Informationen zum Detailfenster erhalten Sie im Abschnitt "Schichten eingeben". |
Plan als Vorlage speichern
Mithilfe des Buttons "Plan als Vorlage speichern" (15.) können Sie den erstellten Plan als Arbeitsplanvorlage speichern. Voraussetzung ist, dass Sie die gewünschte Vorlage bereits angelegt haben. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt "Allgemein" und "Arbeitsplanvorlagen anlegen".
Der Plan wird nur für die Abteilungen in die Vorlage übernommen, die Sie sich gerade anzeigen lassen. Daher ist es möglich, die Vorlage auch nur für bestimmte Abteilungen zu übernehmen, indem Sie diese zunächst über die Abteilungsauswahl auswählen.
Tipp: Planen Sie zunächst die Mitarbeiter mit festen Schichten, nutzen Sie anschließend den Button "Plan als Vorlage speichern" und ergänzen Sie anschließend die Schichten von Mitarbeitern, deren Schichten ständig variieren.
Plan ausdrucken
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Über den Button "Berichte" (16.) drucken Sie den Arbeitsplan aus. Sie können auch einen Tagesplan ausgeben, der Ihnen die Anwesenheit der Mitarbeiter mittels Balken graphisch darstellt. |
Abteilungsplan freigeben
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Mithilfe des „Freigeben“-Buttons (17.) lassen sich die Abteilungspläne, die Sie sich gerade anzeigen lassen, freigeben. Diese Funktion können Abteilungsleiter nutzen, um Ihnen zu signalisieren, dass sie die Planung abgeschlossen haben. |
Beachten Sie bitte, dass hierdurch nicht der Plan für den Markt freigegeben wird. Hierzu betätigen Sie bitte den Button “Freigeben” im Reiter “Budgetierung”. Erst dann werden die Mitarbeiter über die Job App über ihre Einsatzzeiten informiert.