Allgemein - Mitarbeiterdaten: Abwesenheiten

Über den Reiter "Abwesenheiten" können Sie Krankheiten und Urlaube anlegen sowie das Urlaubstage-  und das Mehrstundensaldo einsehen und bearbeiten.

Das Fenster ist in vier Bereiche aufgeteilt:

1. Krankheitsübersicht (Anlage und Verwaltung von Krankheiten)
2. Urlaubsübersicht (Anlage und Verwaltung von Urlaub)
3. Urlaub (Urlaubstagesaldo)
4. Saldo (Zeitkonto)

Krankheitsübersicht

Erfassen Sie eine neue Krankheit, indem Sie auf den "+"-Button (5.) klicken.

Offene Krankheiten erkennen Sie am Text "erwartet" (6.) unter dem Enddatum. Diese Krankheiten können Sie beenden, verlängern oder löschen, indem Sie auf die drei Punkte hinter der Krankheit (7.) klicken.

Zur besseren Übersichtlichkeit werden Ihnen nur die drei letzten Krankheiten des Mitarbeiters angezeigt. Die gesamte Historie können Sie einblenden, indem Sie auf den Link "Historie anzeigen" (8.) klicken.

Urlaubsübersicht

Wie bei den Krankheiten können Sie auch Urlaub über den "+"-Button (9.) erfassen. Ihnen stehen zahlreiche Urlaubsarten zur Verfügung - darunter auch solche wie Reha, Kur, Mutterschutz und weitere Abwesenheiten, bei denen es sich tatsächlich weder um Krankheit noch um Urlaub handelt. Ausschließlich bei Auswahl der Urlaubsart "Urlaub" wird je Arbeitstag ein Urlaubstag aus dem Urlaubstagesaldo abgezogen. Das System berücksichtigt dabei neben den vertraglich hinterlegten Arbeitstagen auch Sonn- und Feiertage, so dass Sie beispielsweise problemlos drei Wochen Urlaub am Stück erfassen können.

Über die Buttons (10.) hinter dem Urlaub können Sie diesen bearbeiten oder löschen, solange sich der Urlaub nicht in einem abgeschlossenen Zahlungszeitraum befindet. Wenn Sie Korrekturen für einen bereits abgeschlossenen Zahlungszeitraum durchführen müssen, setzen Sie zunächst die betreffenden Wochenabschlüsse zurück und erfassen Sie anschließend die Änderungen.

Ebenfalls wie bei den Krankheiten können Sie über den Link "Historie anzeigen" (11.) alle vergangenen Urlaube des Mitarbeiters einsehen.

Urlaub

Dieser Bereich verschafft Ihnen einen Überblick über das Urlaubstagesaldo des Mitarbeiters.

Der erste Abschnitt (12.) zeigt die Daten vom Jahresanfang bis zum letzten abgeschlossenen Zahlungszeitraum an. Im darauf folgenden Abschnitt (13.) finden Sie das voraussichtliche Jahresendsaldo unter Berücksichtigung des zwischen dem letzten abgeschlossenen Zahlungszeitraum und dem Jahresende liegenden Urlaubs.
Über den Stift-Button (14.) können Sie manuell Urlaubstage hinzu- oder abbuchen. Wählen Sie hierzu über das Dropdown (16.) die gewünschte Korrekturart (Hinzu- oder Abbuchen) und geben Sie die Anzahl an Tagen ein (17.). Wenn Sie eine Bemerkung ergänzen (18.), können Sie und Ihre Mitarbeiter die Buchung später besser nachvollziehen. Die Bemerkungen erscheinen in den Mitarbeiterdaten, im Arbeitszeitnachweis und im Bericht "Stundenkarte" (R17).

Diesen können Sie durch Klick auf den Button "Saldo herunterladen" (15.) generieren und so den Grund für das Zustandekommen des Urlaubstage- und Mehrstundensaldos ermitteln. Der Bericht listet Ihnen die Urlaubstage- und Zeitkontenentwicklung des Mitarbeiters je Woche seit Jahresbeginn auf. Details hierzu erfahren Sie im entsprechenden Abschnitt unter "Berichte".

Saldo

Hier sehen Sie das aktuelle Zeitkonto des Mitarbeiters. Wie im Bereich "Urlaub" können Sie manuelle Buchungen vornehmen, indem Sie auf den Stift-Button klicken.

Geben Sie anschließend im Feld (20.) die zu buchenden Stunden als positiven Wert und im Format hh:mm (also z.B. 5:30 für 5,5 Stunden) ein und wählen Sie bei Korrekturart (21.) aus, ob Sie die Stunden hinzu- oder abbuchen wollen. Optional können Sie wieder eine Bemerkung hinzufügen (22.). Stellen Sie die voreingestellte Stundenart (19.) nur dann auf "GFB-Stunden" um, wenn es sich um einen GFB handelt.
Wenn in der aktuell geöffneten Woche für den Mitarbeiter bereits manuelle Buchungen getätigt wurden, werden Ihnen diese im Abschnitt (23) angezeigt. Versehentlich erfolgte Buchungen lassen sich durch Klick auf den Papierkorb-Button wieder entfernen. Die hier gezeigten Buchungen werden für den Mitarbeiter erst nach Freigabe des Wochenabschlusses sichtbar.