In het rooster worden de medewerkers gepland. Voor het roosteren van medewerkers houd je rekening met het urenbudget, langdurige ziektes, aangevraagd verlof, en beschikbaarheden.
Navigeren naar het rooster
Het rooster kun je op twee manieren openen:
- Via de taken in het dashboard
- Via de navigatiebalk aan de linkerkant
Roosteroverzicht
Wanneer je het rooster opent, kom je altijd eerst uit bij het Roosteroverzicht*. Dit overzicht toont de belangrijkste stuurinformatie met betrekking tot het rooster en geeft je de mogelijkheid het rooster te publiceren.
*Welke gegevens je ziet in het roosteroverzicht, hangt af van je rol. Sommige rollen hebben toegang tot bijvoorbeeld Loonkosten, andere rollen niet. Hierdoor kan het scherm per persoon verschillen. Het onderstaande scherm is het volledige scherm op basis van de meest uitgebreide rol.
Het overzicht bevat de volgende informatie:
- Tabblad selectie: Via deze selectie kun je gemakkelijk wisselen tussen het Roosteroverzicht en het Afdelingsrooster. Het afdelingsrooster is waar je de daadwerkelijke diensten roostert.
- Stuurgegevens: Dit blok toont de belangrijkste gegevens over het rooster. Je ziet hier o.a. de budgeturen, de ingezette uren en het verschil. Met deze gegevens kun je sturen op budget.
- ATW-overtredingen: In dit blok zie je het aantal ATW-overtredingen in het rooster. Door op de blauwe tekst te klikken, kun je zien welke overtredingen je begaat.
- Vaststellen: Via deze knop maak je het rooster definitief. Door het rooster vast te stellen, deel je direct het rooster met de medewerkers in de R&R Job App. Zorg ervoor dat het rooster minimaal x weken volgens jouw bedrijfsbeleid voor aanvang is vastgesteld, zodat de medewerkers hun rooster kunnen inzien.
Afdelingsrooster
Je kunt naar het afdelingsrooster navigeren vanuit het Roosteroverzicht door op ‘Afdelingsrooster’ te klikken. Het afdelingsrooster is de plek waar je medewerkers inplant. Het rooster is, net zoals de andere modules, op weekbasis ingericht. In het rooster zitten veel functies. Daarom lichten we deze module in deze handleiding in twee stappen (‘Filters en informatie’ en ‘Roosteren’) toe.
Filters en informatie
Wanneer je het rooster opent, zie je het onderstaande scherm. In het rooster kun je veel gegevens zien en zelf instellingen maken.
- Afdelingenselectie: Met behulp van dit filter kun je afdelingen selecteren.
- Gegevensselectie: Met dit filter geef je aan welke informatie je in het rooster wil zien. Je kunt ervoor kiezen beschikbaarheden te tonen, maar bijvoorbeeld ook opmerkingen of tellers voor de WAB.
- Saldo’s: Met dit filter geef je aan welke saldo’s je wilt inzien. Dit kunnen bijvoorbeeld vakantie-uren zijn, maar ook een eventueel compensatiesaldo. Afhankelijk van je gebruikersrechten, kun je hier ook de loonkosten inzien.
- Opslaan als standaardrooster: Met deze knop sla je het huidige rooster op als standaardrooster.
- Rapporten: Je kunt roosterrapporten opvragen via deze knop. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het printrooster.
- Geplande uren vs. contracturen: Hier zie je altijd de geroosterde uren per week ten opzichte van de week-contracturen. Wanneer je over de week-contracturen gaat, worden de geplande uren rood.
- Gepland vs. budget: Onderaan het rooster kun je de geplande uren ten opzichte van de budgeturen bekijken. Je ziet dit op zowel dag- als weekniveau.
Naast de bovengenoemde hulpmiddelen, zijn er extra opties / hulpmiddelen om het rooster te maken. Zie hiervoor onderstaande afbeelding.
- Meerdere diensten op 1 dag: Het omcirkelde voorbeeld laat twee diensten op één dag zien. Deze medeweker werkt van 9.00 – 12.00 en van 12.00 – 18.00 uur. Het icoon met de pijl naar links betekent dat de dienst op een andere afdeling staat. Door hier met de muis overheen te gaan, zie je welke afdeling dit betreft. Het ‘P’-icoon met betekent dat het gaat om een productieve dienst op deze afdeling.
- Beschikbaarheid: In het rooster zie je groene balken (deze kun je aanzetten via ‘Opties’). De groene balken staan voor de beschikbaarheid van de medewerker op die specifieke dag. Een volledig groene balk betekent dat de medewerker de hele dag beschikbaar is. Door met de muis over de groene balk te gaan, kun je de exacte tijden van de beschikbaarheid inzien.
- Medewerker inlenen: Via deze knop kun je medewerkers inlenen over afdelingen en winkels heen. Standaard zie je alleen de medewerkers van je eigen winkel staan. Als een medewerker op een andere winkel staat, zie je de winkelnaam erbij staan. Zorg ervoor dat je altijd overlegt met de <<functietitel klant>> van een andere winkel als je iemand wilt inlenen!
Roosteren
In het afdelingsrooster plan je medewerkers in. Dit kan door op een cel te klikken en een dienst in te typen, of dubbel te klikken op de dienst en in het detailscherm de dienst in te vullen.
Houd bij het roosteren rekening met het volgende:
- Plannen op afdeling: Het beleid van <<naam Klant> is dat alle uren worden gepland op de juiste afdelingen.
- << Indien van toepassing >> Nachtdiensten: Als je een nachtdienst wil invoeren, kun je op een dag bijvoorbeeld 22:00-06:00 uur invoeren. R&R verdeelt dit automatisch over twee dagen. Enige uitzondering is van zondag op maandag, hier dien je handmatig de nachtdienst te splitsen.
- Productief en indirect: Elke dienst die je plant, is standaard ‘productief’. Dat betekent dat deze meetelt in de productieve uren (budget) van de winkel. Via het detailscherm (of de spatiebalk) kun je gemakkelijk het soort dienst veranderen van ‘productief’ naar bijvoorbeeld ‘opleiding’.
Detailscherm openen
Het detailscherm open je door dubbel te klikken op een cel. Hier kun je gemakkelijk details toevoegen aan een dienst. Het detailscherm ziet er als volgt uit:
- Dagselectie: Je kunt eenvoudig snel navigeren door de verschillende dagen van medewerkers via de dagenselectie. Hierdoor kun je gemakkelijk details van diensten bewerken.
- Activiteit: Via dit veld kun je de activiteit kiezen. Deze is standaard productief, maar kan ook afwijken. Een voorbeeld van een afwijking is ‘opleiding’.
- Afdeling: In dit veld geef je aan op welke afdeling iemand werkt. Kent iemand meerdere afdelingen over de dag? Voeg via dit scherm nieuwe regels toe en verdeel de uren over de afdelingen.
- Opmerkingen: R&R geeft je de mogelijkheid opmerkingen toe te voegen aan een dienst. Standaard worden deze gedeeld in de R&R Job App voor medewerkers, maar je kunt er ook voor kiezen deze opmerking niet te tonen in de app. De opmerkingen zijn altijd zichtbaar in het rooster. Houd er rekening mee dat opmerkingen alleen voor productieve diensten getoond kunnen worden in de R&R Job App en alleen van toepassing is voor medewerkers van jouw eigen winkel.
- Opslaan: Na het bewerken van de dienst kun je deze opslaan.