Wanneer de vestigingsprognose is goedgekeurd, toont het dashboard nieuwe taken: namelijk het controleren van de prognoses per afdeling en het vaststellen van de prognose
Wanneer je deze taak open klikt, wordt onderstaand scherm getoond.
- Afdeling: via dit drop-down menu kun je snel schakelen tussen de verschillende afdelingen. Let op! Sommige afdelingen worden pas getoond wanneer je andere afdelingsprognoses hebt goedgekeurd.
- Tabblad selectie: per afdeling kun je switchen tussen de tabbladen afdelingsprognose – verdeling budgeturen – bedrijfstijden.
- Aanpassen van de omzet: Voor elk normcluster van de betreffende afdeling is het mogelijk om een handmatige aanpassing te maken aan de omzet. Daarnaast is het mogelijk om de omzetverdeling over de week aan te passen. Pas je één percentage gedurende de week aan, dan verdeelt R&R vervolgens de overige percentages weer zodanig dat de omzet per week altijd op 100% uitkomt.
- Goedkeuren (en herberekenen). Wanneer de afdelingsprognose gecontroleerd en akkoord bevonden is, kun je deze goedkeuren. Mocht je een aanpassing van de omzet hebben gedaan, is het belangrijk om op de knop ‘Herberekenen’ te klikken, alvorens je de prognose van de afdeling goedkeurt.
Verdeling budgeturen
In het scherm ‘Verdeling budgeturen’ kun je de verdeling van de budgeturen per taak voor een specifieke afdeling instellen. Vaak ga je pas met dit scherm aan de slag als je wat langer met R&R werkt. Het aanpassen van de budgeturen zorgt voor ervoor dat je nog beter kunt sturen. In onderstaand scherm is de taak ‘Vers-AGF-Sinaasappelpers’ uitgelicht, dat verwijst naar het schoonmaken van het apparaat. Standaard verdeelt R&R de uren per week die je hierover krijgt (5:09) over de week. Daardoor krijg je elke dag 0:44 min | 14.29% (=100%/7). Mocht in jouw winkel het beleid zijn dat de sinaasappelpers alleen op doordeweekse dagen wordt schoongemaakt, kun je in dit scherm voor deze specifieke taak de percentages van bijvoorbeeld maandag t/m vrijdag aanpassen naar 20%, en op zaterdag en zondag naar 0%. Zodoende kun je het systeem en de vrijgegeven uren per dag nog beter afstemmen op de daadwerkelijke taken die op deze dag worden uitgevoerd.
Bedrijfstijden
De openingstijden van de winkel worden al in de stap van de vestigingsprognose ingevuld. Echter komt het regelmatig voor dat een vulploeg al aan het werk is vóórdat de winkel open is. Daarom is het mogelijk om per afdeling de bedrijfstijden aan te passen. Door dit zo accuraat mogelijk vast te leggen, kan het systeem nog beter berekenen wat de meest optimale urenbudget verdeling is. Hierbij geldt dat de bedrijfstijden altijd minimaal de openingstijden van de winkel zijn.
Voor zowel de bedrijfstijden als de verdeling van de budgeturen van een afdeling geldt dat deze niet op wekelijkse basis zullen veranderen. Het is dus niet noodzakelijk om deze wekelijks te controleren. Wil je de prognose snel - voor alle afdelingen - in één keer vaststellen? Dan kun je ook direct naar de taak ‘Vaststellen prognose’ gaan.
Vaststellen prognose
De laatste stap van de prognose is het vaststellen. Deze optie wordt beschikbaar zodra de eerste stap van de prognose (de vestigingsprognose) is afgerond. Met het vaststellen van de prognose geef je ‘akkoord’ op het aantal budgeturen voor de week. Na het vaststellen van de prognose wordt automatisch gevraagd of je een standaardrooster wilt gebruiken.
Het scherm ‘Vaststellen prognose’ kun je op twee manieren openen:
- Via de taak in het dashboard (De taak heet ‘Vaststellen Prognose’, zie afbeelding)
- Via Menu -> Prognose -> Vaststellen Prognose
Wanneer je op het ‘Vaststellen prognose’ scherm bent, zie je een overzicht van jouw prognose.
- Gegevens prognose: In dit blok zie je de gegevens van de prognose. Je kunt zien wat het verwachte aantal omzet en budgeturen zijn. Als de prognose niet is vastgesteld, zie je de uren van Kassa niet standaard staan. Aan de rechterkant van het scherm zie je de status. Dit is de status van de afdelingen. Wanneer je de prognose in zijn geheel vaststelt, worden alle afdelingen goed gekeurd en krijgen ze allemaal een ‘groene’ status.
- Vaststellen: Met deze knop kun je de prognose vaststellen. Hiermee geef je een definitief akkoord op de prognose.
Standaardrooster selecteren
Na het vaststellen van de prognose vraagt R&R of je een standaardrooster wilt gebruiken. R&R toont een pop-up met het volgende scherm:
- Kies een standaardrooster: Via dit drop-down menu kun je één van de meerdere standaardroosters kiezen die je hebt aangemaakt (zie kennisitem over het Standaard rooster).
- Rooster aanmaken: Met deze knop maak je het gekozen standaardrooster aan. Het roosterproces kan nu beginnen.