Het is mogelijk om budgetten bij te kunnen stellen nadat een prognose al is vastgesteld. In de normale flow wordt de prognose vastgesteld, en vloeien hier budgetten uit voort die als kaders voor het rooster getoond worden. Op basis van deze kaders kun je de roosters maken, beoordelen en vaststellen. In de meeste weken volstaat deze normale flow. Echter zijn er mogelijk weken dat de omzetverwachtingen na het vaststellen van de prognose veranderen. Voor deze weken is het mogelijk om nieuwe budgetten te berekenen op basis van de aangepaste omzet.
Je kunt een herberekening van deze budgetten maken via de Prognosemodule --> Budget herzien. Via onderstaand scherm kun je omzetcijfers aanpassen en herberekenen. Via de knop 'Publiceren' kunnen de nieuwe budgetten worden gepubliceerd (afbeelding 1), waarna je nog kunt aangeven waarom de budgetten zijn gewijzigd (afbeelding 2).
Afbeelding 1
Afbeelding 2
Wat de impact van deze nieuwe budgetten op het rooster is, is afhankelijk van de status van het rooster op dat moment.
- Als het rooster nog niet is vastgesteld, worden de budgetten in het rooster vervangen door de nieuwe budgetten, en wordt in het afdelingsrooster zichtbaar dat de budgetten gewijzigd zijn.
- Als het rooster al wel is vastgesteld, verschijnt er een nieuwe taak op het dashboard, met het verzoek om het actuele rooster te herzien op basis van de nieuwe budgetten. Bij het openen van de taak zie je in het afdelingsrooster zowel de oude als nieuwe budgetten. Ook zie je in het roosteroverzicht de status per afdeling (afbeelding 3). Wanneer de eventuele aanpassingen aan de afdelingsroosters zijn gedaan, kan de taak als afgerond worden gemarkeerd. In het roosteroverzicht is per afdeling in te zien of het rooster herzien is, en door wie de taak als afgerond gemarkeerd is.
Afbeelding 3
Afbeelding 4
Let op! Standaard wordt bij het herrekenen van de budgetten de prognosewaarden gebruikt. Dit geldt zowel voor de verdeling van omzet, klanten en eenheden per normcluster, als voor de gemiddelde besteding. Wanneer je het budget gedurende de week herziet, worden voor de al gerealiseerde dagen de daadwerkelijke cijfers gebruikt. Voor de dagen in de toekomst worden de prognosewaarden gebruikt.