Der Wochenabschluss verschafft Ihnen einen Überblick über die insgesamt gearbeitete Zeit inkl. aller Abwesenheitsgutschriften. Hier prüfen Sie die Daten auf Plausibilität und nehmen ggf. Anpassungen der erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten vor. Sie können ihn aufrufen, indem Sie auf das entsprechende Icon in der Navigationsleiste und anschließend auf die gewünschte Woche klicken oder indem Sie die Aufgabe zur Freigabe des Wochenabschlusses in der Aufgabenliste auf dem Dashboard anklicken.
Der Wochenabschluss ist erst verfügbar, nachdem die Iststunden der jeweiligen Woche freigegeben wurden.
Stundenübersicht
Durch Klick auf den Pfeil (1.) vor dem Abteilungsnamen können Sie die Abteilung öffnen.
Sie sehen je Mitarbeiter nun ...
- die Nettoarbeitszeit (2.),
- Krankstunden (3.),
- Urlaub (4.),
- Feiertagsgutschriften (nur in Wochen mit Feiertag)
- Vertragsstunden bzw. bei Stundenkräften die auszuzahlenden Stunden (5.),
- die sich aus den erfassten Daten ergebende Entwicklung des Zeitkontos (6.), sowie
- ggf. auszuzahlende (7.) bzw. ins Zeitkonto fließende (8.) Zuschläge.
Änderungen vornehmen
Über die drei Punkte hinter dem Mitarbeiternamen (9.) können Sie das Mitarbeitermenü aufrufen und so bei Bedarf Urlaub bzw. Krankheiten nachtragen sowie manuelle Buchungen im Zeitkonto vornehmen.
Änderungen an der erfassten Arbeitszeit sind über das Detailfenster möglich, das Sie öffnen, indem Sie mit der Maus auf die Stunden innerhalb der Zeile des Mitarbeiters klicken (der Mauszeiger wird dort als Hand dargestellt). Genauere Informationen zum Detailfenster erfahren Sie in einem separaten Abschnitt.
Wochenabschluss freigeben & zurücksetzen
Erfasste Daten lassen sich je Mitarbeiter und je Abteilung (10.) sowie für den Markt (11.) freigeben. Die Freigabe je Mitarbeiter und je Abteilung ist hierbei optional und dient nur Ihrer eigenen Übersicht.
Nach Freigabe des Wochenabschlusses für den gesamten Markt über den entsprechenden Button oben rechts (11.) werden die Salden der Mitarbeiter aktualisiert. Diese sind für den Mitarbeiter in der Job App sichtbar und erscheinen in allen Berichten sowie im Arbeitsplan. Die meisten Berichte zu den erfassten Bewegungsdaten stehen zudem erst zur Verfügung, nachdem die Woche abgeschlossen wurde.
Sollten Sie nach Freigabe eines Wochenabschlusses einen Fehler feststellen, müssen Sie zunächst den Status des Wochenabschlusses zurücksetzen (12.), bevor Sie Änderungen vornehmen können. Sofern Sie eine Korrektur in einer weiter zurückliegenden Woche vornehmen müssen, sind die Wochenabschlüsse in chronologischer Reihenfolge rückwärts bis zum zu korrigierenden Wochenabschluss zurückzusetzen.
In einer Woche mit Monatswechsel ist die Freigabe des beendeten Monats bereits am Monatsersten des Folgemonats möglich, sofern die Iststunden auf gleichem Wege freigegeben wurden. Anschließend lässt sich der auf den beendeten Monat entfallende Teil des Wochenabschlusses ebenfalls bereits abschließen, so dass Sie vor Ende der Woche auf die Monatsberichte zugreifen können. Schließen Sie den restlichen Teil der Woche dann wie gewohnt nach Ablauf der Woche ab.
Berichte
Über den Berichte-Button (13.) können Sie nach Freigabe des Wochenabschlusses verschiedene Berichte aufrufen. Einige Berichte stehen auch schon vor dem Wochenabschluss zur Verfügung. Details zu den wichtigsten Berichten erfahren Sie im entsprechenden Abschnitt.
Der am häufigsten genutzte Bericht ist der Arbeitszeitnachweis (14.), der daher über einen separaten Button aufrufbar ist. Er listet die Arbeitszeit je Mitarbeiter inkl. Abwesenheitsgutschriften und Saldenveränderungen taggenau auf und ist für einen einzelnen oder alle Mitarbeiter erstellbar. Da es sich um einen Monatsbericht handelt, steht er erst zur Verfügung, nachdem der Monat bzw. alle im Monat befindlichen Wochenabschlüsse freigegeben wurden.
Wenn Sie einen Arbeitszeitnachweis aus einem zurückliegenden Monat benötigen, rufen Sie einfach einen Wochenabschluss einer Woche auf, die innerhalb des Monats liegt, für den Sie den Arbeitszeitnachweis benötigen, und klicken Sie anschließend auf den "Arbeitszeitnachweis"-Button.