Durch manuelle Buchungen können Sie den Stundensaldo eines Mitarbeiters verändern. Das entsprechende Menü "Stundensaldo bearbeiten" öffnen Sie entweder über die drei Punkte hinter dem Mitarbeiternamen oder durch Aufrufen des Mitarbeiters in den Mitarbeiterdaten, Reiter "Abwesenheiten" (siehe entsprechender Beitrag).
Ihnen stehen die Korrekturarten "Hinzubuchen", "Abbuchen" und "Auszahlen" zur Verfügung.
Während Hinzubuchungen den Saldo des Mitarbeiters erhöhen, führen sowohl Abbuchungen als auch Auszahlungen zu einer Verringerung des Saldos.
Der Unterschied zwischen einer Abbuchung und einer Auszahlung besteht in der Darstellung im Bericht R17 Stundenkarte. Während Abbuchungen dort in einer separaten Zeile gezeigt werden, werden Auszahlungen mit dem sich aus der erfassten Arbeitszeit der Woche ergebenden Auf- bzw. Abbau verrechnet und erscheinen nicht als einzelne Buchung. Die Bemerkungen werden in beiden Fällen auf der Stundenkarte gezeigt (mit Ausnahme der Kombination aus Auszahlung und Urlaub, siehe weiter unten).
Zur Veranschaulichung sehen Sie hier ein Beispiel eines Mitarbeiters mit 40h-Vertrag, für den vor Freigabe des Wochenabschlusses der KW 42 eine Stunde ausgezahlt wird:
Dieser Mitarbeiter hat in KW 42 39:00h gearbeitet und somit eine Stunde abgebaut (roter Rahmen):
Zuzüglich der erfassten einen Stunde Auszahlung (orangefarbener Rahmen) ergeben sich zwei Stunden Abbau für KW 42. Aufgrund der verbuchten Auszahlung erscheint in der Stundenkarte für KW 42 deshalb statt des Abbaus von einer Stunde ein Abbau von zwei Stunden:
In KW 43 wird für diesen Mitarbeiter nun eine Stunde aus dem Saldo abgebucht.
In dieser Woche hat der Mitarbeiter basierend auf der erfassten Arbeitszeit neben einem Urlaubstag auch 00:20h aus seinem Saldo abgebaut. Die Abbuchung wird anders als die Auszahlung nicht mit dem Auf- bzw. Abbau der Woche verrechnet, sondern separat dargestellt. Deshalb erscheinen in der Stundenkarte zwei Zeilen:
Wäre die Abbuchung als Auszahlung verbucht worden, würde nur eine Zeile für KW 43 mit einem Abbau von -01:20 erscheinen.
Wenn wie in diesem Beispiel gezeigt in der Woche, für die eine Auszahlung verbucht ist, auch Urlaub genommen wurde, wird die Spalte für die Bemerkungen jedoch unabhängig von einer eventuellen Eingabe einer Bemerkung zu der Auszahlung immer der Zeitraum des Urlaubs ausgegeben. Die Bemerkung zur Auszahlung wird dann nicht angezeigt: