Im Arbeitsplan werden Ihnen alle zur Planung relevanten Informationen angezeigt - beispielsweise Vertragsstunden, Zeitkonten, rechtliche Vorgaben, Freizeitwünsche, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit sowie Personalbedarf, Stundenbudget & Personalkosten.
Sie können mit einem leeren Arbeitsplan starten oder eine zuvor erstellte Vorlage als Grundlage verwenden. Wenn Sie eine Planvorlage verwenden, ist der Plan bereits vorausgefüllt und Sie müssen nur eventuelle Abweichungen von der Vorlage erfassen. Ob und ggf. welche Planvorlage verwendet wird, stellen Sie beim erstmaligen Aufrufen der zu planenden Woche ein (siehe hier).
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wo Sie die zur Planung benötigten Informationen finden und wie Sie die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Nähere Informationen zur Eingabe von Schichten erfahren Sie in einem separaten Abschnitt.
Filial- und Abteilungsebene
Mithilfe des Pfeils hinter der Überschrift für den Arbeitsplan können Sie zwischen der neuen Ansicht auf Filial- und der gewohnten Ansicht auf Abteilungsebene umstellen.
In der Ansicht auf Filialebene können Sie Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend in einer Maske planen. Die Abteilungen, in der Ihre Mitarbeiter eingeplant sind, werden über konfigurierbare Farben dargestellt.
Details dazu finden Sie hier: Plan V2 - Arbeitsplan auf Filialebene
Planinformations- und Abteilungsauswahl / Warnungen
Über die Dropdowns (1.-3.) am oberen linken Bildschirmrand lassen sich
(1.) verschiedene Spalten wie z.B. die Salden zum Stand der letzten abgeschlossenen Woche oder die Vertragstypen,
(2.) Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit, Verfügbarkeiten und indirekte Aktivitäten und
(3.) Abteilungen ein- und ausblenden.
Durch Klick auf den Link mit den Warnmeldungen (4.) können Sie sich alle Hinweise zu Verstößen gegen das ArbZG oder das JArbSchG sowie zu Mitarbeitern, die nicht verfügbar sind oder die über die Vertragsstunden hinaus verplant wurden, zusammenfassend anzeigen lassen.
Sortierung
Wenn Sie mit der Maus über die Überschrift in der ersten Zeile fahren, erscheint vor der Überschrift ein Pfeil. Durch Klick auf diesen Pfeil lassen sich die Mitarbeiter entsprechend des Kriteriums auf- bzw. absteigend sortieren. Dies funktioniert sowohl mit der Abteilung (dann werden die Mitarbeiter innerhalb der Abteilung entsprechend des Namens alphabetisch sortiert) als auch mit allen Daten, die Sie zusätzlich einblenden (z.B. nach Salden oder nach Vertragstyp).
Die Reihenfolge der Sortierung (z.B. erst nach Vertragsart und dann nach Saldo) können Sie einstellen, indem Sie nach Klick auf den ersten Sortierpfeil die Shift-Taste gedrückt halten und anschließend den Pfeil der nächsten zu sortierenden Spalte anklicken.
Tipp: Wenn Sie eine individuelle Sortierung Ihrer Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung bevorzugen, können Sie in den Mitarbeiterdaten eine Ordnungszahl vor den Mitarbeiternamen schreiben (z.B. 01 Schulze, 02 Müller) und die Mitarbeiter anschließend anhand des Mitarbeiternamens alphabetisch sortieren lassen.
Mitarbeitermenü
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Durch Klick auf die drei Punkte hinter dem Mitarbeiternamen öffnen Sie das Mitarbeitermenü (6.). Hier können Sie schnell eine neue Krankheit oder einen Urlaub anlegen oder die Mitarbeiterdaten des Mitarbeiters öffnen. Dieses Menü steht Ihnen übrigens auch in der Abwesenheitsübersicht, in den Iststunden und im Wochenabschluss zur Verfügung. |
Mitarbeiter ausleihen
| Wenn Sie Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung oder aus einem anderen Markt ausleihen möchten, klicken Sie auf den Link "Mitarbeiter leihen" (7.). Anschließend öffnet sich ein Dropdown, über das Sie alle geeigneten Mitarbeiter auswählen können. Hierbei erscheinen nur die Mitarbeiter, die über die notwendige Qualifikation verfügen (einstellbar in den Mitarbeiterdaten unter "Qualifiziert für"), sowie ggf. Mitarbeiter anderer Filialen, bei denen hinterlegt ist, dass sie filialübergreifend ausgeliehen werden können. | ||
| Ausgeliehene Mitarbeiter erkennen Sie am schwarzen Symbol mit dem Pfeil hinter dem Mitarbeiternamen (8.), während Schichten, in denen ein Mitarbeiter in einer anderen Abteilung eingesetzt wird, durch ein schwarzes Symbol mit Pfeil direkt vor der jeweiligen Schicht gekennzeichnet werden. |
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Verfügbarkeit / Freizeitwünsche
| Die grünen bzw. roten Balken stellen die Verfügbarkeit dar. Mitarbeiter mit ganztägig grünem Balken sind ganztägig verfügbar. In diesem Beispiel ist der Mitarbeiter nur vormittags verfügbar. Die exakten Zeiten werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über den Balken bewegen. | ||
| Hat der Mitarbeiter über die Job App einen Freizeitwunsch hinterlegt, erscheint der betreffende Zeitraum als roter Balken. Sie haben die Möglichkeit, sich über den Wunsch hinweg zu setzen und den Mitarbeiter dennoch zu verplanen. |
Weitere Informationen zur Verarbeitung von Verfügbarkeits- und Freizeitwünschen erhalten Sie in den entsprechenden Abschnitten zur Job App.
Urlaub / Krankheit
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Urlaub und Krankheit werden durch die entsprechenden Symbole im Plan gekennzeichnet. Sie können diese bearbeiten, indem Sie mit der Maus über das Schichtfeld mit dem Urlaub bzw. der Krankheit fahren und anschließend auf die drei Punkte oben rechts klicken. Die Abwesenheitsgutschrift für Urlaub und Krankheit kann in der Summe verplanter Stunden leider noch nicht mit angezeigt werden, sie wird aber im Wochenabschluss berücksichtigt. |
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| Wenn Sie einen Urlaub oder eine Krankheit für einen Tag anlegen, für den der Mitarbeiter zuvor verplant wurde, wird die Schicht als entfallen markiert. Sie können sie bei Bedarf anderen Mitarbeitern zuweisen oder per Job App zur Übernahme ausschreiben (siehe auch hier). |
Verplante Stunden vs. Vertragsstunden je Mitarbeiter
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Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie die Spalte "Gesamt" (11.). Die erste Zahl zeigt die verplante Stundenzahl (ggf. inklusive Feiertagsgutschriften, aber derzeit noch ohne Gutschrift für Urlaub & Krankheit), die zweite Zahl die Vertragsstunden pro Woche. |
Diagramme - Anwesenheit je Stunde anzeigen
Über den Reiter "Diagramme" am unteren linken Bildschirmrand (13.) können Sie sich einen Überblick über die aktuell geplante Besetzung verschaffen. Klicken Sie anschließend auf die Grafik, um die Ansicht zu vergrößern.
Über die grauen Balken wird die Besetzung der Abteilungen dargestellt, die Sie sich gerade anzeigen lassen.
Schichten, die aufgrund von Urlaub oder Krankheit aktuell unbesetzt sind, werden als blaue Balken dargestellt.
Die blaue Linie stellt den Personalbedarf dar. Beachten Sie bitte, dass diese nur aussagekräftig ist, wenn die hinterlegten Zeitfenster je Aufgabe korrekt gewartet und die Stundenbudgets entsprechend Ihrer Bedürfnisse eingestellt sind. Details hierzu erfahren sie im entsprechenden Beitrag im Abschnitt "Umsatzplanung".
Warnmeldungen
Wenn Warnmeldungen zu den verplanten Schichten vorliegen, werden diese durch ein orangefarbenes
Ausrufezeichen hinter dem Mitarbeiter dargestellt. Durch Klick darauf lässt sich die Warnmeldung öffnen.
| Sofern sich die Warnmeldung aus der Schicht eines bestimmten Tages ergibt, wird diese zusätzlich mit einem orangefarbenen Punkt vor der Schicht gezeigt. |
Plan als Vorlage speichern
Über das Diskettensymbol können Sie den erstellten Plan als Arbeitsplanvorlage speichern. Voraussetzung ist, dass Sie die gewünschte Vorlage bereits angelegt haben. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt "Allgemein" und "Arbeitsplanvorlagen anlegen".
Der Plan wird nur für die Abteilungen in die Vorlage übernommen, die Sie sich gerade anzeigen lassen. Daher ist es möglich, die Vorlage auch nur für bestimmte Abteilungen zu übernehmen, indem Sie diese zunächst über die Abteilungsauswahl auswählen.
Tipp: Planen Sie zunächst die Mitarbeiter mit festen Schichten, klicken Sie auf das Diskettensymbol zur Übernahme des Plans in die Vorlage und ergänzen Sie anschließend die Schichten von Mitarbeitern, deren Schichten ständig variieren.
Plan ausdrucken
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Mithilfe des Druckers-Symbols drucken Sie den Arbeitsplan aus. Sie können auch einen Tagesplan ausgeben, der Ihnen die Anwesenheit der Mitarbeiter mittels Balken graphisch darstellt und eingegebene Bemerkungen mit aufführt. |
Plan freigeben / neu erstellen
Mithilfe des Freigabe-Buttons in der oberen rechten Ecke lässt sich der Plan
- auf Abteilungsebene freigeben,
- auf Marktebene freigeben und
- auf Basis einer geänderten Planvorlage neu erstellen.
Die Menüpunkte (2.) und (3.) erreichen Sie durch Klick auf den Pfeil (4.) hinter dem Freigabe-Button.
Die Funktion zur Freigabe des Plans auf Abteilungsebene (1.) können Abteilungsleiter nutzen, um Ihnen zu signalisieren, dass sie die Planung abgeschlossen haben. Dieser Vorgang führt nicht zur Veröffentlichung des Plans in der Job App.
Erst nach Freigabe des Plans auf Markt-Ebene (2.) werden Ihre Mitarbeiter per Job App über ihre Einsatzzeiten informiert.
Sollten Sie beim Laden des Arbeitsplans versehentlich eine falsche Planvorlage gewählt haben, können Sie den Plan auf Basis einer geänderten Vorlage neu erstellen, indem Sie den entsprechenden Menüpunkt (3.) aufrufen.