Der Menüpunkt Mitarbeiterersatz / Schichtübernahme gewährt Ihnen Zugriff auf die Schichtenbörse. Hier können Sie Schichten zur Übernahme durch andere Mitarbeiter ausschreiben (1), die diese dann über die Job App angeboten bekommen, und bestehende Schichtübernahmeanfragen bearbeiten (2). Zusätzlich werden Ihnen Schichten angezeigt, die aufgrund von Krankmeldungen derzeit unbesetzt sind, um diese bei Bedarf direkt zur Übernahme durch andere Mitarbeiter ausschreiben zu können (3).
Der Prozess zur Abgabe und Übernahme von Schichten durch Ihre Mitarbeiter funktioniert dabei wie folgt:
- Sie geben einen Arbeitsplan frei und einer Ihrer Mitarbeitenden stellt auf Basis des über die Job App empfangenen Arbeitsplans fest, dass eine bestimmte Schicht für sie/ihn unpassend ist. Durch Tippen auf die Schicht und Klick auf den „Ersatz finden“-Button innerhalb der Job App kann der Mitarbeitende versuchen, seine Schicht durch einen anderen geeigneten Mitarbeitenden übernehmen zu lassen.
- Alle Mitarbeiter, die für die gleiche Abteilung qualifiziert sind und die zu dieser Zeit noch nicht verplant wurden, erhalten eine Push-Nachricht mit einem Angebot, die betreffende Schicht zu übernehmen. Mitarbeiter, die die Schicht übernehmen möchten, können sich über die Job App hierzu bereit erklären.
- Sobald sich mindestens ein Mitarbeiter zur Übernahme der Schicht bereit erklärt hat, erscheint im Dashboard eine Aufgabe „Mitarbeiterersatz / Schichtübernahme prüfen“. Sie können die Schicht nun einem der Mitarbeiter zuweisen, der sich zur Übernahme bereit erklärt hat, oder alternativ die Abgabe der Schicht ablehnen. Sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen haben, werden alle beteiligten Mitarbeiter informiert und die Schichten werden im Arbeitsplan entsprechend geändert.
Beachten Sie hierzu folgende Hinweise:
- Ohne Ihre Zustimmung verändert sich der bestehende Arbeitsplan nicht. Wenn Sie auf Anfragen zur Abgabe einer Schicht nicht reagieren, bleibt der ursprüngliche Arbeitsplan gültig.
- Es handelt sich um eine Schichtbörse und nicht um eine Funktion zum Tauschen von Schichten. Der Unterschied zum Schichttausch besteht darin, dass beim Abgabeversuch der Schicht unklar ist, wer die Schicht übernimmt. Wenn Sie einen Schichttausch erfassen möchten, sollten Sie den Arbeitsplan daher selbst in der Software anpassen.
- Die Funktion zur Abgabe von Schichten unterliegt bestimmten, konfigurierbaren Fristen. So ist es standardmäßig nur
- bis zu vier Tage vor Schichtbeginn möglich, diese zur Übernahme durch andere Mitarbeiter auszuschreiben,
- bis zu zwei Tage vor Schichtbeginn möglich, sich zur Übernahme der ausgeschriebenen Schicht bereit zu erklären, und
- bis zu einem Tag vor Schichtbeginn möglich, dass Sie die Schicht einem der Mitarbeitenden zuweisen, die sich zur Übernahme der Schicht bereit erklärt haben.
- Die Voraussetzungen dafür, dass ein Mitarbeiter eine Schicht angeboten erhält, sind, dass...
- er innerhalb des Zeitraums der zu übernehmenden Schicht nicht, auch nicht teilweise, bereits verplant ist,
- er in der Abteilung arbeiten kann, weil sie entweder als Hauptabteilung oder als weitere Qualifikation hinterlegt ist, und
- er sich nicht im Urlaub befindet oder krank ist.
Dem gleichen Prinzip folgend können Sie auch selbst Schichten zur Übernahme ausschreiben, beispielsweise wenn unvorhergesehen ein personeller Engpass entsteht und Sie nicht wissen, wer einspringen kann. Nutzen Sie hier zu den entsprechenden Button (1).