Salden
In diesem Bereich erhalten Sie einen Überblick über die Saldenentwicklung des Mitarbeiters. Außerdem können Sie hier manuelle Saldenbuchungen vornehmen und Urlaub anlegen.
Salden
Hier sehen Sie die Saldenentwicklung des Mitarbeiters für das ausgewählte Jahr (1.). Wenn das laufende Jahr angezeigt wird, entsprechen die Salden dem Stand des letzten freigegebenen Zahlungszeitraums (Wochen- bzw. Monatsabschluss). Über das Kalendersymbol (2.) können Sie zwischen der stichtagsgenauen Saldenentwicklung seit Jahresbeginn (01.01.) und der kalenderwochenbasierten Saldenentwicklung (seit KW 1) umschalten.
Über den Button zum Herunterladen der Stundenkarte (3.) können Sie sich den Bericht R17 Stundenkarte des ausgewählten Jahres herunterladen (siehe hier), um die Saldenentwicklung je Woche zu prüfen und so beispielsweise die Ursache für einen bestimmten Saldenstand zu ermitteln. Beachten Sie dabei bitte, dass die Stundenkarte unabhängig von der über das Kalenderymbol eingestellten Saldendarstellung stets kalenderwochenbasiert ausgegeben wird.
Manuelle Saldenbuchungen erfassen Sie über das "+"-Symbol (4.). Dazu einige Tipps:
- Die Buchung wird immer im Format hh:mm eingegeben, also beispielsweise 05:30 für 5,5 Stunden.
- Wenn Sie Stunden abbuchen möchten, tragen Sie den positiven Wert ein und wählen Sie als Korrekturart "Abbuchen" aus.
- Wenn Sie eine Bemerkung eingeben, wird diese in den Mitarbeiterdaten, in der Stundenkarte und im Arbeitszeitnachweis erscheinen. Wir empfehlen die Verwendung einer Bemerkung, um die spätere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
- Manuelle Buchungen werden stets mit dem nächsten freigegebenen Wochenabschluss verbucht. Wenn sich die Buchung sofort auf das Zeitkonto auswirken soll, können Sie zuerst den letzten Wochenabschluss zurücksetzen, anschließend die manuelle Buchung vornehmen und danach den Wochenabschluss wieder freigeben.
- Vorgenommene Buchungen können Sie überprüfen, indem Sie die vrsl. Salden (5.) einblenden.
Über den Pfeil hinter "Vrsl. Salden" (5.) können Sie sich das vrsl. Jahresendsaldo unter Berücksichtigung manueller Saldenkorrekturen und in der Zukunft liegender Urlaubstage anzeigen lassen.
Urlaub
In diesem Bereich erhalten Sie einen Überblick über die Urlaubsanträge des Mitarbeiters. Mithilfe des Dropdown-Menüs (6.) lassen sich diese nach Status filtern.
Einen neuen Urlaub können Sie anlegen, indem Sie auf den entsprechenden Button oder das "+"-Symbol (7.) klicken.
Ihnen stehen zahlreiche Urlaubsarten zur Verfügung - darunter auch solche wie Reha, Kur, Mutterschutz und weitere Abwesenheiten, bei denen es sich tatsächlich weder um Krankheit noch um Urlaub handelt. Ausschließlich bei Auswahl der Urlaubsart "Urlaub" wird je Arbeitstag ein Urlaubstag aus dem Urlaubstagesaldo abgezogen. Das System berücksichtigt dabei neben den vertraglich hinterlegten Arbeitstagen auch Sonn- und Feiertage, so dass Sie beispielsweise problemlos drei Wochen Urlaub am Stück erfassen können.
Über das Stift-Symbol (8.) hinter dem Urlaub können Sie diesen bearbeiten oder über das Papierkorb-Symbol (9.) löschen, solange sich der Urlaub nicht in einem abgeschlossenen Zahlungszeitraum befindet. Wenn Sie Korrekturen für einen bereits abgeschlossenen Zahlungszeitraum durchführen müssen, setzen Sie zunächst die betreffenden Wochenabschlüsse zurück und erfassen Sie anschließend die Änderungen.
Mit dem kreisförmigen Pfeil (10.) lassen sich alle vergangenen Urlaube des Mitarbeiters einsehen.
Krankheit
Erfassen Sie eine neue Krankheit, indem Sie auf den Button oder das "+"-Symbol klicken (1.).
Offene Krankheiten erkennen Sie am Text "erwartet" (2.) unter dem Enddatum. Diese Krankheiten können Sie verlängern, indem Sie auf das Stift-Symbol (3.) klicken oder beenden bzw. löschen, indem Sie auf die drei Punkte hinter der Krankheit (4.) klicken.
Zur besseren Übersichtlichkeit werden Ihnen nur die drei letzten Krankheiten des Mitarbeiters angezeigt. Die gesamte Historie können Sie einblenden, indem Sie auf den kreisförmigen Pfeil (5.) klicken.
Urlaubsanspruch
In diesem Bereich können Sie den Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters einsehen. Dieser ist über einen Klick auf den entsprechenden Button bzw. das Stift-Symbol bearbeitbar. Beachten Sie bitte:
- Änderungen sind stets erst mit Wirkung zum Folgejahr möglich.
- Erfassen Sie den Urlaubsanspruch für das komplette Kalenderjahr. Bei Mitarbeitern mit hinterlegtem Austrittsdatum wird der Urlaub automatisch anteilig berechnet.
- Falls Sie den Urlaubsanspruch unterjährig ändern möchten, führen Sie für das lfd. Jahr bitte eine entsprechende manuelle Saldenkorrektur durch.
- Wenn Sie die vertraglichen Arbeitstage des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ggf. auch den Jahresurlaubsanspruch anpassen (z.B. sind 6 Wochen Urlaub bei einer 6-Tage-Woche 36 Tage, bei einer 5-Tage-Woche aber nur 30 Tage).