Sobald durch einen Mitarbeiter Urlaub über die Job App beantragt wird, erscheint auf dem Dashboard eine neue Aufgabe „Urlaubsanträge“. Mit Klick auf diese Aufgabe können Sie die Urlaubsanträge in der Abwesenheitsübersicht überprüfen. Sie können die Abwesenheitsübersicht auch jederzeit über das Menü öffnen („Allgemein“ -> „Abwesenheitsübersicht“).
Übrigens: Urlaubsanträge können nur mit einer vordefinierten Vorlaufzeit über die Job App beantragt werden (standardmäßig 14 Tage). Die Vorlaufzeit kann je nach Filiale variieren.
Es ist jedoch auch immer möglich, Urlaub manuell in R&R einzutragen.
Aufbau
1. Jahresübersicht & verbesserte Navigation
Sie können sich ein ganzes Jahr anzeigen lassen und sogar bis in kommende Jahre weiterscrollen. Das erleichtert die Jahresurlaubsplanung.
Tipp: Sie können zum Scrollen auch die Shift-Taste gedrückt halten und dabei das Mausrad drehen.
Alternativ können Sie auch den Kalender nutzen, um in der Ansicht direkt zum gewünschten Datum umzustellen.
2. Zoomfunktion
Sie können in Bezug auf den dargestellten Zeitraum verschiedene Zoomstufen einstellen und so größere Zeiträume bei Bedarf leichter überblicken.
- Hineinzoomen: für mehr Details und zur Bearbeitung
- Herauszoomen: für einen besseren Überblick (weniger geeignet zur Bearbeitung)
Tipp: Sie können die Zoomstufe auch ändern, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste das Mausrad drehen.
3. Saldenanzeige
Auf der linken Seite werden Ihnen die Urlaubstagesalden angezeigt, so dass Sie während der Jahresurlaubsplanung sehen können,
- auf wie viele Tage der Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Jahresurlaubsanspruchs und evtl. aus dem Vorjahr übernommener Tage Anspruch hat ("akt."),
- wie viele Urlaubstage für das angezeigte Jahr bereits freigegeben wurden ("freig."),
- wie viele Tage beantragt, aber noch nicht genehmigt wurden ("offen") und
- wie das vrsl. Saldo zum Jahresende unter Berücksichtigung der beantragten, aber noch nicht genehmigten Urlaubstage aussieht (ges.).
Wenn Sie ins nächste Jahr scrollen, wird sich der Urlaubsanspruch ("akt.") automatisch aktualisieren.
Über den Button "zusätzliche Spalten" können Sie einstellen, welche Daten Ihnen angezeigt werden.
Durch Klick auf die Überschrift können Sie die Mitarbeiter z.B. nach vrsl. Jahresendsaldo sortieren und sich so einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wer zu viel oder zu wenig Urlaub genommen oder beantragt hat.
4. Urlaubsarten
In den Balken, die den Urlaub darstellen, sehen Sie die Urlaubsart.
Sofern es sich um Erholungsurlaub handelt, werden zusätzlich die Urlaubstage angezeigt, die für den gezeigten Urlaub genommen werden.
5. Freizeitwünsche
Freizeitwünsche wurden in die Abwesenheitsübersicht integriert. Dadurch müssen Sie den Arbeitsplan der betreffenden Woche nicht mehr zwingend initialisieren, um den Freizeitwunsch eines Mitarbeiters einsehen zu können, und Sie können vorhandene Freizeitwünsche bei der Prüfung von Urlaubsanträgen berücksichtigen.
Sie werden auch in der Listenansicht (s.u.) dargestellt:
Hinweis: An der Funktionalität der Freizeitwünsche wurden keine Änderungen vorgenommen, sie können Freizeitwünsche daher nicht bearbeiten.
6. Planbare Mitarbeiter
Über die Spaltenauswahl können Sie sich die Anzahl der unter Berücksichtigung von Freizeitwünschen, Urlaub und Krankheit noch zur Verfügung stehenden Mitarbeiter anzeigen lassen.
Bitte beachten Sie, dass in der dargestellten Anzahl zwar Freizeitwünsche, aber keine Daten aus den Verfügbarkeiten berücksichtigt werden.
Kalenderübersicht und Liste
Die Abwesenheitsübersicht besteht aus einer Kombination aus Kalender und Liste. Beide können auch gleichzeitig genutzt werden, um mehr Übersicht und eine effizientere Verwaltung zu ermöglichen.
Kalenderansicht
Im Kalender können Sie:
- Abwesenheiten erfassen, bearbeiten oder löschen
- Schnell einen Überblick über die Planung pro Mitarbeiter erhalten
Liste mit Anträgen
In der Liste können Sie:
- die Abwesenheitsart und das Antragsdatum einsehen
- den Status prüfen (offen, genehmigt oder abgelehnt)
- Anträge genehmigen, ablehnen oder bearbeiten
Außerdem können Sie direkt aus der Liste zum entsprechenden Datum im Kalender springen.
Kombinierte Nutzung
Durch die gemeinsame Nutzung von Kalender und Liste können Sie:
- offene Anträge direkt bearbeiten
- schnell zwischen Übersicht und Detailansicht wechseln
- Abwesenheiten effizienter verwalten
Übersicht nach Abteilung und Filiale
Sie können wie auch im Arbeitsplan einfach zwischen verschiedenen Übersichtsebenen wechseln:
- Abwesenheiten pro Abteilung anzeigen
- oder eine Übersicht für die gesamte Filiale wählen
Klicken Sie auf den Pfeil hinter „Abteilungen“, um zwischen der Abteilungs- und der Filialübersicht umzuschalten.
Wenn Sie sich auf eine bestimmte Abteilung fokussieren wollen, können Sie alle Abteilungen gleichzeitig einklappen und anschließend die gewünschte Abteilung öffnen. Nutzen Sie dazu diesen Button:
Direkt zu den Mitarbeiterdaten
Durch Klicken auf einen Mitarbeiter gelangen Sie direkt zu den entsprechenden Mitarbeiterdaten. So können Sie schnell zusätzliche Informationen einsehen oder Änderungen vornehmen.
Einfaches Bearbeiten und Löschen
Durch Klicken auf einen Antrag können Sie diesen direkt bearbeiten oder löschen. Das macht die Verwaltung schneller und intuitiver.
Erfassen von Abwesenheiten und Krankheit
Urlaub und Krankheiten lassen sich über die Abwesenheitsübersicht sehr einfach anlegen.
Urlaub können Sie durch Klick auf den Tag sowie über den Button oben rechts anlegen.
Krankheiten können direkt im Kalender über die Plus-Schaltfläche erfasst werden.
Klare Darstellung von Feiertagen
Feiertage sind jetzt direkt bei allen Mitarbeitern sichtbar (nicht nur oben im Kalender)
Berichte bleiben verfügbar
Die Berichte aus der alten Abwesenheitsübersicht stehen auch in der neuen Ansicht zur Verfügung:
- R20 Abwesenheitsplan
- R21 Stundensaldo