Berekeningen in de Uitbetaling - Wettelijk en bovenwettelijk verlof

Dit document beschrijft de werking van wettelijk en bovenwettelijk verlof bij organisaties waarvoor dit is ingesteld.

Verlofopbouw
R&R bouwt verlof altijd wekelijks op. Standaard wordt 1/52e deel van de totale vakantie uren opgebouwd per week. Voor wettelijk en bovenwettelijk verlof geldt hetzelfde: ook dit wordt per week opgebouwd.

Hiervoor kun je het volgende voorbeeld gebruiken (kan per CAO verschillen): 

Zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof wordt per week opgebouwd. Dit is ook te zien bij het downloaden van een verlofkaart van de medewerker.

Extra verlofrechten op basis van leeftijd of dienstjaren (kan per CAO verschillen)
Sommige medewerkers hebben recht op extra verlof per jaar vanwege hun leeftijd of gewerkte dienstjaren. Deze extra verlofrechten worden altijd toegevoegd bij het bovenwettelijke verlof. Net als de standaard verlofopbouw, wordt hiervan 1/52e deel toegekend per week bij het bovenwettelijke verlof. Inclusief de extra verlofrechten ziet dit er als volgt uit:

* Al het verlofopbouw is naar rato van de contracturen

Vervallen van verlof
Wettelijk en bovenwettelijk verlof hebben een automatische vervaltermijn zoals beschreven is op de website van de Rijksoverheid. Hieronder is een voorbeeld te zien hoe dit er uit ziet op de verlofkaart:

Er is geen overzicht van 'te vervallen' verlof. Dit is iets dat per medewerker bekeken moet worden. Als het opgenomen saldo in het huidige jaar lager is dan het meegenomen saldo uit een eerder jaar, dan zal er verlof overblijven wat vervalt. 

Opname van verlof
Het opnemen van verlof wordt altijd automatisch in volgorde gedaan. Dit gebeurt aan de hand van de volgende regels:

1. Het saldo van de verlofsoort dat als eerste vervalt wordt als eerste opgenomen tot de pot leeg is. 
2. Als er geen vakantiesaldo meer is en het vakantiesaldo kan in de min, dan wordt het verlof in de vaste verdeling (gedeeltelijk wettelijk en bovenwettelijk) opgenomen. Het saldo gaat hierdoor in dezelfde verdeling in de min.

Op de onderstaande verlofkaart zie je dat eerst het wettelijk verlof wordt opgenomen en vervolgens het bovenwettelijk:

Opboeken van verlof:
Het opboeken van een vakantie saldo via de medewerkerkaart vindt altijd plaats in de vaste verdeling, waarbij geen rekening gehouden wordt met extra verlofrechten. Dit betekent dat het opboeken van 20 uur verlof resulteert in 16:40 wettelijk verlof (0,83) en 03:20 bovenwettelijk verlof (0,17). 

Weergave in R&R
In R&R zijn er verschillende plekken waar je verlofuren kunt zien, als dit voor jouw organisatie is ingeregeld. Hieronder staat een korte weergave waar je het verschil in wettelijk en bovenwettelijk verlof kunt zien:

Balanceren van verlof
Doordat wettelijk en bovenwettelijk verlof per week wordt opgebouwd, bestaat de kans dat verlof wordt opgenomen uit het verkeerde verlofpotje. Het wettelijk verlof op jaarbasis is in juli nog niet volledig opgebouwd, hierdoor wordt er onterecht bovenwettelijk verlof opgenomen. Om deze reden wordt verlof eens per jaar door R&R gebalanceerd. Balanceren vindt plaats na het vaststellen van de uitbetaling van de laatste week van het jaar (bij 53 weken in een jaar, is week 53 de laatste week).

Voorbeeld: In 2023 bouwt een medewerker (52 jaar) in totaal 200 uur verlof op, waarvan 160 uur wettelijk (0,80) en 40 uur bovenwettelijk (0,20). Hij heeft 77 uur opgenomen, waardoor zijn verlofbalans er na 52 weken als volgt uit ziet:

In bovenstaande voorbeeld worden er 160 uren wettelijk opgebouwd, die standaard eerst worden gebruikt bij het opnemen van 77 uur verlof. Het kan echter voorkomen dat er ten tijde van het opnemen van verlof nog onvoldoende wettelijk verlof opgebouwd is, waardoor de verlofuren uit het bovenwettelijke verlofpotje zijn opgenomen. Met balanceren wordt dit gecorrigeerd.

Na balanceren ziet de balans er als volgt uit:

Balanceren gebeurt eens per jaar, maar vindt plaats over alle verlooptermijnen. Dat betekent dat het bovenwettelijke verlof van 2023 (verloopdatum 01-01-2028) bij het balanceren eerder zal worden opgenomen dan het wettelijke verlof van 2027 (met verloopdatum 01-07-2028).

Balanceren op de verlofkaart
Het balanceren van het verlof wordt getoond op de verlofkaart. Na het vaststellen van de laatste week van het jaar, wordt het totale saldo weggeschreven en opnieuw toegevoegd in de juiste verhouding.

Open zetten uitbetaling
Het openzetten van de uitbetaling zorgt ervoor dat je het wettelijk / bovenwettelijk verlof opnieuw kunt balanceren. Op het moment dat je de uitbetaling van de laatste week van het jaar opnieuw vaststelt, vindt het balanceren opnieuw plaats.