R&R heeft als aanvulling op de HRM-koppeling met AFAS een standaard verzuimkoppeling. In deze verzuimkoppeling wordt ziekte informatie vanuit R&R naar AFAS verstuurd.
De verzuimkoppeling ondersteunt de volgende acties:
- Ziekteregistratie
- Ziektemutatie (einddatum of verwachte einddatum veranderen)
- Herstelmeldingen
- Verwijderen van een ziekte
Ziekteregistratie in R&R
De grote voordelen van een verzuimkoppeling tussen een WFM-pakket en een HR-pakket zijn tijdsbesparing en betrouwbare informatie. R&R biedt de standaard verzuimkoppeling met AFAS, waarbij de ziekteregistratie in R&R plaatsvindt en de informatie naar AFAS wordt doorgestuurd.
Het registreren van ziekte in R&R biedt leidinggevenden de mogelijkheid om de impact van een ziekmelding direct in te schatten en eventuele vervanging te regelen. Op hetzelfde moment worden de ziektegegevens op de achtergrond naar AFAS gestuurd en kunnen deze direct gekoppeld worden aan externe partijen zoals de arbodienst.
Een openstaande ziekte kan het afsluiten van de gewerkte week blokkeren. Wanneer een medewerker na een week verzuim op maandag weer begint met werken, kan de leidinggevende de medewerker beter melden en de week in R&R afsluiten. Door R&R als bron voor de ziekteregistratie te hanteren, wordt de kans dus vergroot dat de ziekteregistratie, -verlenging, of afsluiting op tijd wordt verwerkt.
Configuratie
De koppeling maakt gebruik van de HrIllness UpdateConnector. Dit is een standaard connector voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van verzuimmeldingen. Deze connector zal geactiveerd moeten worden voor het account dat gebruikt wordt voor de R&R HRM-importkoppeling.
Na het configureren van de toegang zullen de codes moeten worden afgestemd. Stem voor ieder ziektetype dat in R&R aangevraagd kan worden een code af die verstuurd wordt naar AFAS; hierdoor begrijpt AFAS welke ziektetypes er vanuit R&R worden opgestuurd.
Een voorbeeld van standaardcodes zijn:
| Ziektetype R&R | AFAS Code | AFAS Beschrijving |
| Ziek | Z | Ziek |
| Ziek ten gevolge van Zwangerschap | ZW | Zwangerschapsverlof |
Richtlijnen
De verzuimkoppeling van R&R naar AFAS heeft een aantal richtlijnen om rekening mee te houden:
Maximaal 1 openstaande verzuimmelding tegelijk: AFAS en R&R ondersteunen beide maximaal 1 openstaande verzuimmelding tegelijkertijd. Zorg ervoor dat je een oude verzuimregel afsluit voordat er een nieuwe regel wordt toegevoegd.
In AFAS mag maar één openstaanddienstverband bestaan voor een medewerker: R&R stuurt verzuimmeldingen van medewerkers op het huidige dienstverband. Zorg ervoor dat medewerkers maar één openstaand dienstverband hebben.
Verschil interpretatie einddatum ziekte: R&R hanteert een 'Tot en met' datum van de ziekte. AFAS hanteert een datum van weer beschikbaar zijn van de medewerker na een ziekte. In de koppeling wordt hier rekening mee gehouden; een einddatum van een ziekte tot en met 23-10-2024 in R&R heeft in AFAS een einddatum van 24-10-2024 (+1 dag).
Verschil ziektepercentage: Wanneer in R&R een ziektepercentage wordt doorgegeven, wordt dit in AFAS vertaald naar een beschikbaarheidspercentage. Dat wil zeggen dat 80% ziek in R&R wordt weergegeven in AFAS als 20% hersteld.