R&R beschikt over een standaard HRM-importkoppeling met AFAS. In deze importkoppeling worden medewerkergegevens en -mutaties periodiek gesynchroniseerd tussen beide systemen. R&R zal periodiek (standaard eens per uur) alle beschikbare gegevens uit AFAS ophalen en medewerkers bewerken waarbij een aanpassing is gemaakt. Door gebruik te maken van de AFAS-R&R koppeling, zijn beide administraties altijd gelijk.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
R&R synchroniseert de minimale gegevens die nodig zijn voor het gehele planproces in R&R. Dit gaat van (beperkte) NAW-gegevens tot en met KPU's voor het kunnen sturen op operationele loonkosten. In de onderstaande tabel wordt uitgelegd welke gegevens worden gesynchroniseerd.
| Gegevens | Beschrijving | Doel |
| Personeelsnummer | Unieke medewerker-nummer uit AFAS. |
Sleutel van de medewerker, dit wordt gebruikt voor het identificeren van de unieke medewerker |
| Organisatorische eenheid (OE) | Entiteit in de AFAS organisatie hiërarchie | De OE wordt gebruikt om te bepalen voor welke vestiging een medewerker werkt |
| Kostendrager | Werkzame afdeling | Bepalen voor welke afdeling een medewerker werkt |
| Beperkte NAW-gegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Gegevens voor plannen en snel kunnen contacteren van een medewerker. E-mailadres wordt gebruikt voor de Job app |
| Geboortedatum | Geboortedatum van medewerker | Wordt gebruikt voor het berekenen van extra verlofrechten op basis van leeftijd |
| Datum in dienst | Oorspronkelijke datum in dienst | Wordt gebruikt voor het berekenen van extra verlofrechten op basis van dienstjaren |
| Datum uit dienst | Definitieve datum uit dienst | Wanneer er een datum uit dienst aanwezig is, kan een medewerker niet meer worden geroosterd |
| CAO | CAO waaronder een medewerker valt. | CAO wordt gebruikt om te berekenen welke arbeidsvoorwaarden worden toegepast binnen R&R |
| Contractgegevens | Geldig contract, contracturen, contracttype (arbeidsvoorwaardecode), inclusief start en einddatum | Bepalen of een medewerker een geldig contract heeft en kan worden geroosterd. Contracttype geeft aan welke CAO-bepalingen worden toegepast in R&R, contracturen worden in R&R gebruikt voor sommige CAO-berekeningen |
| (Kostprijs) uurloon | Bruto uurloon of kostprijs uurloon van een medewerker | Sturen op operationele loonkosten |
Configuratie
Het configureren van de HRM-importkoppeling is relatief eenvoudig. Voor de configuratiestappen wordt ervanuit gegaan dat je beschikt over ruime kennis van AFAS. Toch hulp nodig? Neem contact op met jouw AFAS-beheerder.
De configuratie bestaat uit een aantal stappen:
- Aanmaken AFAS-gebruiker voor R&R
- Configureren GetConnectoren
- Versturen toegangsgegevens
- Afstemmen mappingcodes
1. Aanmaken AFAS-gebruiker voor R&R
De eerste stap voor het realiseren van de koppeling is het aanmaken van een R&R-gebruiker in AFAS (afhankelijk van de instellingen kan het nodig zijn om eerst een groep voor de connector aan te maken). Maak een nieuwe AFAS-gebruiker en geef deze de naam [Omgevingsnummer].R&RWFM (voorbeeld: 44673.R&RWFM). Geef vervolgens bij het account aan dat het een gebruikerstype 'Connector' is. Zorg ervoor dat het nieuwe connector account toegang heeft tot de gegevens die met R&R worden gedeeld.
2. Configuren GetConnectoren
De koppeling maakt gebruik van 7 GetConnectoren. R&R beschikt over standaard GetConnectoren die geïmporteerd kunnen worden (de GetConnectoren staan onder het artikel). Importeer en activeer de R&R GetConnectoren en activeer tot slot ook de standaard GetConnector vanuit AFAS.
De volgende GetConnectoren moeten geactiveerd worden:
- RR_EmployeeOrganization - Vestigingen waar een medewerker werkt.
- RR_Employee - Standaard medewerkergegevens zoals naam, emailadres, telefoonnummer etc.
- RR_EmployeeContract - Contractgegevens, inclusief contracttype
- RR_EmployeeContractHours - Aantal contracturen
- RR_EmployeeCost - KPU / Bruto uurloon
- RR_EmployeeDefaultDepartment - Standaardafdeling (meestal kostendrager)
- Profit_OrganizationChart - Dit is geen R&R-specifieke connector, maar wordt door R&R gebruikt om een organisatiestructuur te kunnen vormen.
Alhoewel R&R standaard GetConnectoren beschikbaar heeft die gebruikt kunnen worden, is het mogelijk om bij sommige GetConnectoren af te wijken van de R&R-standaard. Neem altijd contact op met R&R wanneer je wijzigingen wil doorvoeren op de GetConnectoren.
3. Versturen toegangsgegevens
Na het aanmaken van de gebruiker en het activeren van de GetConnectoren kunnen de toegangsgegevens worden gedeeld met R&R. Maak een Gebruikerstoken aan voor de R&R gebruiker. Deel hierna de volgende gegevens op een veilige manier met R&R:
- Omgevingsnummer
- Gebruikerstoken
Hierna kan R&R een test uitvoeren om te controleren of de verbinding werkt.
4. Afstemmen mappingcodes
Nu de technische koppeling actief is, is het noodzakelijk om de mappingcodes af te stemmen. Het afstemmen van de codes gebeurt in overleg met R&R. Tot slot worden afspraken gemaakt over hoe de inhoudelijke gegevens worden uitgewisseld. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:
- Welke contracttype codes worden er uitgewisseld?
- Wat is de structuur voor het uitlezen van de vestigingen en welke codes horen hierbij?
- Wat zijn de beschikbare afdelingsnummers (kostendragers)?
- Welke CAO-codes worden doorgestuurd?
- Is het gewenst om een opslagpercentage over het bruto uurloon te berekenen?