Naast de standaard HRM-importkoppeling, beschikt R&R over een payroll koppeling waarin de gewerkte uren en vergoedingen van medewerkers automatisch vanuit R&R naar AFAS worden doorgestuurd. Deze gegevens kunnen eenvoudig worden gebruikt als input voor de salarisverwerking.
Hoe werkt het?
Exportbestanden worden per locatie verstuurd. Dat betekent dat per vestiging in R&R er één exportbestand wordt gegenereerd. Deze export wordt genegereerd nadat de salarisperiode (meestal door de vestigingsmanager) wordt afgesloten. In dit exportbestand staat de volgende data:
- Medewerkernummers
- Periodecode*
- Werkgeverscode*
- Looncodes van urensoorten en vergoedingen
- Aantallen
*De Periodecode en Werkgeverscode zijn een vaste waarde en kunnen verschillen op vestigingsniveau.
Een voorbeeld exportbestand is opgenomen in de bijlage.
Methodes
R&R ondersteunt twee verschillende methodes voor het versturen van de export. De twee methodes zijn: 1. Direct inladen in AFAS of 2. Versturen naar een FTPS-locatie. In beide gevallen is de inhoud van de berichten hetzelfde. De beste methode voor jullie organisatie hangt af van hoe er wordt omgegaan met her-exporteren.
Methode 1: Direct inladen in AFAS: De eerste methode is door gegevens rechtstreeks in te sturen in AFAS. Gegevens worden doorgezet via de HRCompMut connector. Deze methode wordt aangeraden wanneer je geen herexports doet.
Methode 2: Versturen naar een FTPS-locatie: In deze methode worden bestanden per winkel verstuurd naar een FTPS-locatie in eigen beheer. Omdat je als organisatie zelf bij deze locatie kunt, kun je alle gegevens tegelijk vanuit de locatie doorzetten naar AFAS. Een voordeel van deze methode is dat je kunt blijven herexporteren vanuit R&R totdat de salarisadministratie de gegevens doorzet naar AFAS.
Configuratie
De configuratie bestaat uit twee stappen: 1. Het afstemmen van de looncodes en 2. Het configureren van de toegang tot AFAS of de FTPS-locatie.
1. Afstemmen van de looncodes:
Samen met R&R bespreek je welke gegevens uit R&R kunnen komen en hoe deze geëxporteerd dienen te worden. Hierbij wordt besproken welke looncodes er gebruikt worden, maar ook of alle data wordt opgestuurd of alleen de afwijkingen ten opzichte van de normale uren. Deze afspraken zijn altijd uniek voor jouw AFAS-omgeving.
2. Toegang tot AFAS of de FTPS-locatie
Afhankelijk van welke methode er voor het versturen van de export gekozen wordt (zie hoofdstuk: Methodes), voer je één van de onderstaande stappen uit:
1. Direct inladen in AFAS: Deze methode is het makkelijkst te configureren. Voeg hiervoor in AFAS bij de R&R-gebruiker de autorisatie voor de updateconnector 'HRCompmut' toe. Hierna heeft R&R toegang om gewerkte uren in te sturen in AFAS.
2. Versturen naar een FTPS-locatie: Voor deze methode stel je zelf een FTPS-locatie beschikbaar. Deze locatie kun je (meestal) aanvragen bij jouw ICT-beheerder. Zodra deze locatie beschikbaar is, geef je de volgende gegevens op een veilige manier door aan R&R:
- Gebruikersnaam
- URL
- Port
- Optioneel: Data port range