Sobald durch einen Mitarbeiter Urlaub über die Job App beantragt wird, erscheint auf dem Dashboard eine neue Aufgabe „Urlaubsanträge“. Mit Klick auf diese Aufgabe können Sie die Urlaubsanträge in der Abwesenheitsübersicht überprüfen. Sie können die Abwesenheitsübersicht auch jederzeit über das Menü öffnen („Allgemein“ -> „Abwesenheitsübersicht“).
Übrigens: Urlaubsanträge können nur mit einer vordefinierten Vorlaufzeit über die Job App beantragt werden (standardmäßig 14 Tage). Die Vorlaufzeit kann je nach Filiale variieren.
Es ist jedoch auch immer möglich, Urlaub manuell in R&R einzutragen.
Die Abwesenheitsübersicht ist in zwei Tabs unterteilt - „Urlaubsanträge“ und „Kalenderansicht“.
Im Tab „Urlaubsanträge“ sehen Sie alle offenen, genehmigten und abgelehnten Urlaubsanträge.
- Tabs: Über die Tabs können Sie zwischen dem Tab „Urlaubsanträge“ und der „Kalenderansicht“ wechseln.
- Status: Diese Spalte zeigt den Status des Urlaubsantrags an. Der Status kann „offen“ (noch zu prüfen), „Abgelehnt“ oder „Genehmigt“ sein.
- 3-Punkte-Menü: Über die 3 Punkte können Sie die Anträge der Mitarbeiter genehmigen oder ablehnen und Details des Antrags einsehen. Diese erlauben Ihnen einen Einblick in den Urlaubssaldo des Mitarbeiters und Sie können den Antrag kommentieren. Der eingegebene Kommentar wird dem Mitarbeiter innerhalb der Job App angezeigt, sobald Sie den Antrag bearbeitet haben.
Über die Kalenderansicht können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter visualisiert im Kalender einsehen. Diese Ansicht ähnelt einem klassischen Jahresurlaubsplaner und zeigt Ihnen noch zu prüfende sowie bereits freigegebene Urlaube und Krankheiten in unterschiedlichen Farben an.
- Zukünftige Urlaubsanträge: Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl noch zu prüfender Urlaubsanträge an, die von der aktuellen Ansicht aus gesehen in der Zukunft liegen. Durch einen Klick darauf können Sie den angezeigten Zeitraum direkt zum nächsten zu prüfenden Urlaubsantrag umschalten.
- Mitarbeiter außer Dienst: Weiße Felder bedeuten, dass ein Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt über kein Beschäftigungsverhältnis verfügt. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann eine Abwesenheit nur bis zum letzten Tag des Arbeitsverhältnisses erfasst werden.
- Abwesenheit: Ein farbiges Kästchen zeigt eine (beantragte) Abwesenheit an. Die verschiedenen Farben stehen für die Art der Abwesenheit: Orange für einen noch unbearbeiteten Urlaubsantrag, blau für Urlaub und rot für Krankheit. Klicken Sie auf eines der Kästchen, um die Abwesenheit zu bearbeiten.
- Mitarbeitermenü: Durch Klick auf die drei Punkte hinter dem Mitarbeiternamen öffnen Sie das Mitarbeitermenü. Hier können Sie schnell eine neue Krankheit oder einen Urlaub anlegen, manuelle Buchungen in den Salden durchführen oder die Mitarbeiterdaten des Mitarbeiters öffnen. Dieses Menü steht Ihnen übrigens auch im Arbeitsplan, in den Iststunden und im Wochenabschluss zur Verfügung.
- Berichte: Über diesen Button können Sie auf einige Berichte zum Thema Abwesenheiten zugreifen. Dies sind:
- R20 - Abwesenheitsplan: Dieser Bericht beinhaltet sechs Wochen ab einer beliebigen, einstellbaren Startwoche (PDF, vorgesehen für DIN A4 Querformat) und bietet Ihnen einen kalendarischen Überblick über alle beantragten und genehmigten Urlaube. Alternativ können Sie auch einen Zeitraum von 27 Wochen wählen und erhalten dann eine Excel-Datei mit Scrollbalken.
- R21 - Stundensaldo: Über diesen Bericht können Sie sich die Urlaubs- und Stundensalden aller Mitarbeiter vor und nach der eingestellten Woche anzeigen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass der betreffende Wochenabschluss bereits freigegeben wurde.