In den allgemeinen Informationen können Sie die Stammdaten wie den Namen, das Geburtsdatum und Kontaktdaten hinterlegen sowie einige mitarbeiterbezogene Grundeinstellungen vornehmen. Außerdem lässt sich hier ein Beschäftigungsenddatum hinterlegen (geeignet für Befristungen und Unternehmensaustritte).
Um zur Übersicht mit allen Mitarbeitern zurückzukehren, klicken Sie auf den Pfeil (1.).
Mithilfe des Buttons (2.) können Sie dem Mitarbeiter eine neue E-Mail mit einem Aktivierungslink zusenden, über den dieser sich ein Passwort für die Job App einstellen und sich anschließend damit in der Job App anmelden kann. Sie benötigen diesen Button jedoch nur, wenn der Mitarbeiter die Aktivierungsmail versehentlich gelöscht hat. Die Aktivierungsmail wird automatisch zugestellt,
- wenn Sie einen Mitarbeiter neu anlegen,
- wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters ändern bzw. neu hinzufügen und
- wenn die Job App für die Filiale durch R&R aktiviert wird.
Durch Klick auf den Button "Allgemeine Daten bearbeiten" (3.) lassen Sich die Daten, die Sie in der Box "Allgemein" sehen, bearbeiten.
Das Austrittsdatum können Sie setzen bzw. wieder entfernen, indem Sie das Untermenü des Buttons (3.) öffnen. Dieses öffnet sich durch Klick auf den Pfeil auf der rechten Seite.
Alle Daten, die Sie in den einzelnen Boxen sehen, lassen sich bearbeiten, indem Sie auf das Stift-Symbol (4.) klicken, das sich in der entsprechenden Box befindet.
Im Folgenden erhalten Sie einige Hinweise zu den in den einzelnen Boxen einstellbaren Daten:
- Allgemein
- Es gibt ein einziges Feld für den Namen (Vor- und Nachname zusammen). Da sich die Mitarbeiter in der Software innerhalb der Abteilung alphabetisch sortieren lassen, können Sie einfach eine Ordnungszahl vor den Namen schreiben, um eine individuelle Sortierung im Plan zu erreichen.
- Das Geburtsdatum wird für Erinnerungen an Geburtstage sowie für Warnmeldungen im Arbeitsplan zu möglichen Verstößen gegen das JArbSchG verwendet. Sie können das Datum sowohl über die Tastatur als auch über den Kalender eingeben, der sich öffnet, wenn Sie auf das Kalender-Symbol im Eingabefeld für das Datum klicken.
- Kontaktdaten
- An die angegebene E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit einem Aktivierungslink zur Nutzung der Job App zugestellt.
- Telefonnummern dienen ausschließlich Ihren eigenen Unterlagen und werden in R&R nicht genutzt.
- Schnittstelle
- Hier können Sie eine Export-Personalnr. hinterlegen. Diese wird in einigen Berichten zur Abrechnung mit ausgegeben (z.B. ER23 Export Stundenkräfte) und für den automatischen Export von Bewegungsdaten genutzt, sofern eine Schnittstelle eingerichtet ist.
- Wenn eine Schnittstelle zum Import von Personaldaten aus einem externen System eingerichtet ist, sehen Sie unter "Mitarbeiterschlüssel HRM" die Personalnummer, an der R&R diesen Mitarbeiter erkennt, sowie den Zeitpunkt, zu dem das letzte Mal Daten dieses Mitarbeiters per Schnittstelle eingespielt wurden.
- Sofern ein Mitarbeiter per Schnittstelle eingespielt und keine Export-Personalnummer eingegeben wurde, werden die Bewegungsdaten mit der Personalnummer des externen Systems ("Mitarbeiterschlüssel HRM") exportiert.
- Da die Personalnummern zusammen mit den erfassten Bewegungsdaten im Wochenabschluss gespeichert werden, wirken sich Änderungen an der Export-Personalnummer ausschließlich auf zukünftige Wochenabschlüsse aus.
- Plan und Iststunden
- Die Einstellung "Springer" bewirkt, dass Sie den Mitarbeiter auch an eine andere Filiale ausleihen können.
- Setzen Sie einen Haken bei “Planzeiten als Iststunden übernehmen”, wenn für den Mitarbeiter die Planzeiten anstelle der Stempelzeiten in die Iststunden übernommen werden sollen (nur bei Verwendung eines Zeiterfassungssystems relevant).
- Sollten Sie die Job App zur Zeiterfassung nutzen, können Sie außerdem mitarbeiterindividuell das Geofencing deaktivieren. Bei aktiviertem Haken kann sich der Mitarbeiter unabhängig von seinem Aufenthaltsort über die Job App einstempeln.