Het auto-rooster maakt een zo goed mogelijk rooster op basis van de informatie die in R&R beschikbaar is. Toch kan het voorkomen dat het resultaat anders is dan je had verwacht.
Voordat je het rooster handmatig aanpast, is het daarom goed om te controleren waarom het auto-rooster tot dit resultaat is gekomen. Vaak is het resultaat te verbeteren door de onderliggende voorwaarden aan te passen.
Aanpassingen aan deze voorwaarden hebben bovendien niet alleen effect op het huidige rooster: je verbetert hiermee ook de basis voor toekomstige auto-roosters.
Controleer eerst de basis
Budget en budgetverdeling
Het auto-rooster gebruikt het budget als uitgangspunt voor de benodigde bezetting. Controleer daarom of het budget in het rooster overeenkomt met de bezetting die je verwacht.
Geeft het budget op bepaalde momenten een ander aantal medewerkers aan dan jij nodig denkt te hebben? Controleer dan de verdeling van het budget in de afdelingsprognose.
Beschikbaarheid en schoolroosters
Zorg ervoor dat medewerkers hun beschikbaarheid hebben opgegeven en dat voor schoolgaande medewerkers een schoolrooster is vastgelegd.
Deze informatie hoeft niet op 15 minuten nauwkeurig perfect te zijn. Het belangrijkste is dat het auto-rooster voldoende informatie heeft over de momenten waarop een medewerker wel en niet kan worden ingezet.
Kwalificaties en verantwoordelijkheden
Controleer of de kwalificaties en verantwoordelijkheden van medewerkers volledig en actueel zijn. Controleer daarnaast welke verantwoordelijkheden aan de verschillende taken zijn gekoppeld. Zo weet het auto-rooster welke medewerkers voor welke werkzaamheden kunnen worden ingezet.
Mijn auto-rooster ziet er anders uit dan verwacht. Wat kan ik controleren?
| Situatie | Wat kun je controleren? |
|---|---|
| Er staan te weinig medewerkers op een bepaald moment | Controleer eerst het budget. Het auto-rooster plant de bezetting op basis van het beschikbare budget. Geeft het budget op dat moment ook minder medewerkers aan dan je verwacht? Controleer dan de budgetverdeling in de afdelingsprognose. |
| Een medewerker wordt helemaal niet ingepland | Controleer eerst de beschikbaarheid en, indien van toepassing, het schoolrooster. Zijn deze ingevuld en is de medewerker voldoende beschikbaar? Controleer vervolgens hoeveel uren er op de afdeling zijn ingepland. Mogelijk is de medewerker niet ingepland omdat er binnen de afdeling geen budget meer beschikbaar is. |
| Een medewerker krijgt minder uren dan verwacht | Controleer of de beschikbaarheid ruim genoeg is om de contracturen te kunnen plannen. Is dat niet het geval? Vraag de medewerker dan om de beschikbaarheid waar mogelijk te verruimen. Is er wel voldoende beschikbaarheid? Controleer dan het aantal ingeplande uren op de afdeling. Mogelijk is er onvoldoende budget beschikbaar om de medewerker meer uren in te plannen. |
| Er wordt een medewerker ingepland voor werkzaamheden die hij/zij niet mag uitvoeren | Controleer de kwalificaties en verantwoordelijkheden van de medewerker. Controleer daarnaast welke verantwoordelijkheden aan de betreffende taak zijn gekoppeld. Zo kan het auto-rooster herkennen welke medewerkers wel en niet voor deze werkzaamheden mogen worden ingezet. |
| Een medewerker wordt op een ander moment ingepland dan ik zelf zou hebben gedaan. | Dat hoeft niet te betekenen dat het auto-rooster een verkeerde keuze heeft gemaakt. Het kan zijn dat het auto-rooster tot een andere verdeling van medewerkers en diensten komt dan je zelf gewend bent. Controleer eerst of de planning daadwerkelijk tot een probleem leidt. Wil je dat een medewerker toch op een specifiek moment wordt ingezet, bijvoorbeeld omdat een bepaalde dienst echt niet flexibel is? Dan kun je deze dienst vooraf handmatig invoeren en het auto-rooster de rest van het rooster laten aanvullen. |
Tip: Probeer het auto-rooster niet precies hetzelfde rooster te laten maken als je zelf zou maken. Juist door het auto-rooster ruimte te geven, kan het andere – en mogelijk betere – oplossingen vinden.
Pas niet alleen het resultaat aan, maar verbeter de oorzaak
Zie je iets in het auto-rooster wat je anders zou willen? Probeer dan eerst te achterhalen welke informatie tot die uitkomst heeft geleid.
Een dienst handmatig aanpassen lost het probleem voor deze week op. Een beschikbaarheid, budgetverdeling, kwalificatie of verantwoordelijkheid goed vastleggen, kan ervoor zorgen dat alle volgende auto-roosters beter aansluiten.