Doelgroep: Eindgebruikers van het auto-rooster
Samenvatting
Naast de technische configuratie (die door R&R wordt geregeld) moet de winkel zelf een aantal zaken op orde hebben voordat het auto-rooster goed kan werken. Het auto-rooster is zo goed als de gegevens die je erin stopt: onvolledige of verouderde data leidt tot een rooster dat niet klopt of medewerkers die niet worden ingepland.
1. Controleer de verdeling van de budgeturen
Het startpunt voor het auto-rooster zijn de budgetten. Op basis van de budgetten — verdeeld over dagen en uren — bepaalt R&R hoeveel medewerkers er op elk moment van de dag nodig zijn. Dit is te zien als de blauwe lijn in de grafiek in het rooster.
Het auto-rooster probeert medewerkers zo goed mogelijk langs deze lijn in te plannen. Klopt de lijn niet, dan klopt het rooster ook niet.
Waar: Afdelingsprognose → Verdeling Budgeturen
💡 Dit goed invullen kan als complex worden ervaren. Vraag gerust om hulp als dit niet duidelijk is.
2. Leg de beschikbaarheden van medewerkers vast
Zorg dat de beschikbaarheden van alle medewerkers volledig en actueel zijn.
- Voorkeur: medewerkers vullen dit zelf in (en houden het bij) via de R&R Job App.
- Alternatief: als leidinggevende zelf invoeren onder 'Beschikbaarheden', bijvoorbeeld als de Job App-route te veel tijd kost.
3. Controleer de tijdsvensters van verantwoordelijkheden
Het auto-rooster houdt ook rekening met verantwoordelijkheden zoals BHV, kaderlid of sleutelhouder. Onder 'Verantwoordelijkheden' leg je vast binnen welke tijdsvensters een verantwoordelijkheid afgedekt moet zijn.
Actie: Controleer of deze tijdsvensters nog kloppen, zeker als ze al langere tijd niet zijn aangepast.
4. Leg verantwoordelijkheden en kwalificaties vast op de medewerkerkaart
Het is belangrijk dat de kwalificaties en eventuele verantwoordelijkheden van medewerkers kloppen. De kwalificaties bepalen op welke afdelingen een medewerker mag werken, door middel van de verantwoordelijkheden maak je inzichtelijk of medewerkers één of meer verantwoordelijkheden (bijv. BHV, kluisverantwoordelijke, of openen/sluiten) heeft).
Waar: Medewerkerskaart
5. Zorg voor schoolroosters
Schoolroosters zijn essentieel. Zonder schoolrooster kan het auto-rooster niet controleren of de ATW-regels (jeugdregels) worden gevolgd — en plant het de medewerker daarom simpelweg niet in.
Actie: vraag schoolroosters op bij schoolgaande medewerkers en leg deze vast in R&R. Houd er rekening mee dat dit in de praktijk vaak nog niet bekend of aanwezig is; begin hier tijdig mee.
Klaar om te starten
Zodra bovenstaande punten geregeld zijn, kan de winkel aan de slag met het auto-rooster.
- [ ] Verdeling budgeturen klopt (blauwe lijn ≈ geroosterde bezetting)
- [ ] Beschikbaarheden medewerkers volledig en actueel
- [ ] Tijdsvensters verantwoordelijkheden gecontroleerd
- [ ] Verantwoordelijkheden & kwalificaties toegekend op medewerkerkaart
- [ ] Schoolroosters opgevraagd en vastgelegd