Doelgroep: Eindgebruikers van het auto-rooster
Samenvatting
Naast de technische configuratie (die door R&R wordt geregeld) moet de winkel zelf een aantal zaken op orde hebben voordat het auto-rooster goed kan werken. Het auto-rooster is zo goed als de gegevens die je erin stopt: onvolledige of verouderde data leidt tot een rooster dat niet klopt of medewerkers die niet worden ingepland.
1. Controleer de verdeling van de budgeturen
Het startpunt voor het auto-rooster zijn de budgetten. Op basis van de budgetten — verdeeld over dagen en uren — bepaalt R&R hoeveel medewerkers er op elk moment van de dag nodig zijn. Dit is te zien als de blauwe lijn in de grafiek in het rooster. Het auto-rooster probeert medewerkers zo goed mogelijk langs deze lijn in te plannen. Klopt de lijn niet, dan klopt het rooster ook niet.
Tijdsvensters invullen
Het auto-rooster is ontworpen om taken en de daarvoor beschikbare uren zo optimaal mogelijk te verdelen over de beschikbare mensen. Dit doet het auto-rooster onder andere op basis van de tijdsvensters uit de Afdelingsprognose. Daarvoor is het belangrijk dat de tijdsvensters zo ruim staan als het werk toelaat. Daarmee krijgt het auto-rooster de ruimte om het werk te schuiven: hoe meer ruimte een taak krijgt, hoe beter de taak op een handig moment neergezet kan worden en hoe logischer de diensten worden. De tijdsvensters zo ruim neerzetten als het werk toelaat zorgt ervoor dat er:
- Geen kunstmatige budgetpieken ontstaan, die het auto-rooster niet kan opvullen;
- Niet te veel mensen worden gerekend;
- Geen versnipperde diensten ontstaan die niet aan elkaar te knopen zijn;
- Niet alsnog heel veel met de hand moet worden gedaan.
Vraag jezelf per taak af: binnen welke tijd mag dit gebeuren? Richt hiervoor het tijdsvenster in. Voorbeelden:
- Je hebt een vulploeg die standaard om 17:00 uur begint. De tijdsvenster van deze vultaak heeft dan in ieder geval een starttijd van 17:00 uur en loopt tot bijvoorbeeld 20:30 uur.
- Je bestelwerkzaamheden dienen vóór 11:00 uur afgerond te zijn. Het tijdsvenster voor deze taak heeft dan in ieder geval een eindtijd van 11.00 uur (en begint vanaf bijvoorbeeld 08:00 uur).
- Het vullen van dag restanten wil je 's middags uitvoeren. Het tijdsvenster wat daarbij zou kunnen passen is van 12:00 tot 17:00 uur.
Waar: Afdelingsprognose → Verdeling Budgeturen
💡Tip: De tijdsvensters in de afdelingsprognose nalopen, kan als veel werk worden ervaren. Echter geeft één keer goed invullen een blijvend positief effect op de resultaten van het auto-rooster. Ervaar je het invullen als complex en zou je hier graag hulp bij willen? Laat het weten via support@rr-wfm.com.
2. Leg de beschikbaarheden van medewerkers vast
Zorg dat de beschikbaarheden van alle medewerkers volledig en actueel zijn.
- Voorkeur: medewerkers vullen dit zelf in (en houden het bij) via de R&R Job App.
- Alternatief: als leidinggevende zelf invoeren onder 'Beschikbaarheden', bijvoorbeeld als de Job App-route te veel tijd kost.
3. Controleer de tijdsvensters van verantwoordelijkheden
Het auto-rooster houdt ook rekening met verantwoordelijkheden zoals BHV, kaderlid of sleutelhouder. Onder 'Verantwoordelijkheden' leg je vast binnen welke tijdsvensters een verantwoordelijkheid afgedekt moet zijn.
Actie: Controleer of deze tijdsvensters nog kloppen, zeker als ze al langere tijd niet zijn aangepast.
4. Leg verantwoordelijkheden en kwalificaties vast op de medewerkerkaart
Het is belangrijk dat de kwalificaties en eventuele verantwoordelijkheden van medewerkers kloppen. De kwalificaties bepalen op welke afdelingen een medewerker mag werken, door middel van de verantwoordelijkheden maak je inzichtelijk of medewerkers één of meer verantwoordelijkheden (bijv. BHV, kluisverantwoordelijke, of openen/sluiten) heeft).
Waar: Medewerkerskaart
💡 Tip: loop ook de medewerkers na die misschien wel te veel kwalificaties hebben. Een medewerker die 95% van de tijd op twee afdelingen werkt, kan het best ook 'maar' voor twee afdelingen gekwalificeerd zijn.
5. Zorg voor schoolroosters
Schoolroosters zijn essentieel. Zonder schoolrooster kan het auto-rooster niet controleren of de ATW-regels (jeugdregels) worden gevolgd — en plant het de medewerker daarom simpelweg niet in.
Actie: vraag schoolroosters op bij schoolgaande medewerkers en leg deze vast in R&R. Houd er rekening mee dat dit in de praktijk vaak nog niet bekend of aanwezig is; begin hier tijdig mee.
💡 Tip: Het is voor het auto-rooster niet essentieel dat de schoolroosters exáct kloppen. Het is voor het auto-rooster vooral belangrijk dat er een schoolrooster is vastgelegd in het systeem én dat deze grotendeels overeenkomt met het werkelijke schoolrooster van de medewerker. Een medewerker hoeft dus niet bij elke (kleine) wijziging van het schoolrooster deze aan te passen in R&R om het auto-rooster nog goed te laten werken.
Klaar om te starten
Zodra bovenstaande punten geregeld zijn, kan de winkel aan de slag met het auto-rooster.
- [ ] Verdeling budgeturen klopt (blauwe lijn ≈ geroosterde bezetting)
- [ ] Beschikbaarheden medewerkers volledig en actueel
- [ ] Tijdsvensters verantwoordelijkheden gecontroleerd
- [ ] Verantwoordelijkheden & kwalificaties toegekend op medewerkerkaart
- [ ] Schoolroosters opgevraagd en vastgelegd